Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente TilburgAdviseur Recordmanagement

Solliciteer

Solliciteer voor dinsdag 19 december

Solliciteer

Adviseur Recordmanagement

Vacature

Voor externe kandidaten geldt een payrollconstructie via 18K contract.

Informatie
Het beheer van digitale documenten en bestanden wordt steeds prominenter binnen de primaire werkprocessen, complexer en kent een aanzienlijk groter afbreukrisico. Digitale informatie is onmisbaar in het totale werkproces zoals dat plaatsvindt in de organisatie en voor de verantwoording- en bewijsplicht achteraf. De processen dienen vanaf de start goed beheerd te worden; hierdoor ontstaat een beter proces aan het einde. Betrouwbare gegevens en documenten en de duurzame toegankelijkheid vormen daar een onderdeel van.

Voor DIV-medewerkers betekent dit dat het accent steeds meer bij beheer en inrichting van een toenemend aantal digitale archieven/bestanden is komen te liggen en dat er een verschuiving heeft plaatsgevonden van uitvoerende taken naar ondersteunende en adviserende taken. Daarnaast ontstaat een toename van monitoring- en controletaken die vereist worden vanuit de Archiefwet en waarbij DIV door middel van KPI's (Kritische Prestatie Indicatoren) verantwoording moet afleggen aan de gemeentearchivaris en G.S. over de stand van zaken van het archief en informatiebeheer in onze gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s.

Voor deze voor ons nieuwe monitor- en controletaak zoeken wij, i.v.m. pensionering, een nieuwe collega.

Je takenpakket ziet er als volgt uit:
  • Het auditen van digitaal informatiebeheer bij de afdelingen op betrouwbaarheid, volledigheid, authenticiteit en duurzame toegankelijkheid en het maken van risico-analyses;
  • Vertalen van wet- en regelgeving ten aanzien van informatie- en recordmanagement naar de eigen organisatie en het stellen van kaders. Denk dan bijvoorbeeld aan de Omgevingswet, AVG. Het in kaart brengen van compliance risico's;
  • Signaleren, vertalen en adviseren van belangrijke ontwikkelingen in het informatie- en recordmanagement. Allert zij op de effecten daarvan en op de mogelijkheden tot beleidsontwikkeling;
  • Adviseren over informatie- en recordmanagement in bedrijfsprocessen en systemen.
Je werkt met een hoge mate van zelfstandigheid. De werkzaamheden zijn ingekaderd door (landelijke- en lokale) voorschriften, afspraken en procedures, zoals bijvoorbeeld Kaders en Richtlijnen (lokaal) en RODIN, VNG-handreiking en ED3 (landelijk).

In jouw functie is het van belang informatie te verwerven en toe te passen. Je ontrafelt en analyseert. Daarnaast ben je in je functie gericht op verandering in de omgeving, je loopt voorop en bent gericht op vernieuwing van beleid en werkmethoden. Je komt met nieuwe ideeën. Compliancy, awareness en integere bedrijfsvoering m.b.t. informatie- en recordmanagement vormen je uitgangspunt.
Maar er is meer nodig. Vaardigheden zijn zeer belangrijk in contacten met afdelingshoofden, de te interviewen personen en andere betrokkenen. Je moet correct kunnen reageren in lastige situaties; adviesgesprekken kunnen voeren; kwalitatief goede interviews kunnen afnemen en acceptatie van je voorstellen kunnen bewerkstelligen.

Functie-eisen
Werk en denkniveau: HBO
Afgeronde opleiding:
Juridisch (met kennis van de Archiefwet), HMDI of bijvoorbeeld Operational auditor/compliance officer (gericht op Administratieve Organisatie)

Kennis van:
  • Kennis van en inzicht in kwaliteitssystemen, ICT en auditing binnen een complexe organisatie
  • Wet- en regelgeving (relevant voor het vakgebied)
  • Inzicht in de ontwikkelingen op het vakgebied en de relevantie voor de eigen kerntaken
  • Inzicht in bestuurlijke processen en verhoudingen; ervaring bij een gemeente is een pré
  • Je bent pragmatisch en flexibel
  • Je bent adviesvaardig, communicatief en kwaliteitsbewust
Competenties:
  • Resultaatgericht
  • Samenwerken
  • Analytisch vermogen
  • Overtuigingskracht
  • Initiatief

Arbeidsvoorwaarden
Deze functie is ingedeeld in salarisschaal 10 (aanloopschaal 9). Het salaris is afhankelijk van je ervaring en bedraagt minimaal 2.591 maximaal 4.225 bruto per maand bij een werkweek van 36 uur. Voor externe kandidaten geldt een payrollconstructie via 18K contract.

Contactinformatie
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Irmgard van Himbergen, teammanager, telefoonnummer 06 51 53 00 99. Voor overige vragen kun je bellen met het Servicepunt te bereiken tussen 07.30 en 17.00 uur via (013) 542 9898, onder vermelding van het vacaturenummer INF17-18e.
Solliciteren kun je door hieronder op ´solliciteer´ te klikken.

Aantrekkelijke stad
De stad Tilburg en de dorpen Udenhout en Berkel-Enschot liggen in het Hart van Brabant, waar het leven goed is en mensen zich snel thuis voelen. Met bijna 215.000 inwoners is Tilburg de zesde stad van het land. Ondernemend, actief, innovatief. Hard werken gaat hier hand in hand met gezelligheid. Cultuurliefhebbers komen volop aan hun trekken bij de vele evenementen, musea en gevarieerde optredens. Door de vele ontwikkelingen in de Binnenstad, Spoorzone en Piushaven wordt het stadshart steeds aantrekkelijker. De prachtige groene omgeving met veel bos nodigt uit om heerlijk te ontspannen. Er zijn prima onderwijsinstellingen op alle niveaus en er is een breed aanbod op het vlak van sport, horeca, zorg en welzijn.

Professionele netwerkorganisatie
Gemeente Tilburg: 1800 professionals en een jaarbegroting van 859 miljoen euro. Een flinke organisatie dus, met een uitgebreid takenpakket en alle uitdagingen die horen bij een grote gemeente. Een organisatie ook, die in beweging is en steeds meer aansluit bij initiatieven, ideeën en energie in de samenleving. Per opgave bepaalt de gemeente haar rol, met oog voor de belangen die daaromheen spelen. Met een duidelijk doel: samen met burgers en bedrijven zorgen dat mensen prettig in Tilburg kunnen wonen, werken en verblijven.
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 18 afdelingen en een griffie. De sfeer is ontspannen, de lijnen zijn kort en er kan veel. Maar er wordt ook veel verwacht van de medewerkers. Ze zijn klantgericht en resultaatgericht en ze kunnen prima samenwerken. We vragen lef en passie, en uiteraard liefde voor de stad.

De afdeling
Voor de afdeling Informatievoorziening is het verzamelen van gegevens en deze beschikbaar stellen aan anderen de belangrijkste taak. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. De afdeling verzamelt gegevens, maar bewerkt deze zodanig dat ze waardevol en bruikbaar zijn voor de andere afdelingen binnen de gemeente én voor externe partners. Ze worden geanalyseerd, geïnterpreteerd, verrijkt en actief verspreid. De afnemers van de informatie moeten ervan op aan kunnen dat de gegevens betrouwbaar, compleet én ook gemakkelijk vindbaar zijn. Ook helpt de afdeling met het onderhoud en beheer van een aantal informatiesystemen. En ze verzorgt onder andere de post, het archief, het betalingsverkeer en de salarisadministratie. De afdeling heeft bovendien een incassobureau.
De afdeling Informatievoorziening bestaat uit het cluster Financiën en Administratieve Ondersteuning (met daaronder vier teams), het cluster Basisadministraties (met daaronder twee teams) en het team Informatie en Kenniscentrum.

Team DIV
Het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) valt onder het cluster Financiën en Administratieve Ondersteuning en is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen van informatie aan collega's van de gemeente, maar indirect ook aan burgers van de stad. Bijna alle gegevens zijn digitaal opgeslagen in het gemeentebrede DocumentManagementSystem, maar er is ook nog een papieren archief. Er zijn wettelijke regels rond het beheren van archieven, en DIV zorgt dat daar aan wordt voldaan. Vanzelfsprekend zijn de documenten gemakkelijk en snel terug te vinden. De medewerkers zijn er ook verantwoordelijk voor dat de gemeente voldoet aan de eisen van de Archiefwet: de verantwoordings- en bewijsplicht én het borgen van informatie voor historisch onderzoek.
avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met mevr. Annemie van Nuland van Gemeente Tilburg ()

Over de organisatie

In Tilburg werken we vraaggericht. De vraag van de klant staat centraal. Daar zijn we permanent mee bezig. Dat betekent dat we de organisatie steeds opnieuw willen aanpassen aan veranderingen in de maatschappij en aan de wensen van de burger. Onze ambities zijn hoog: een gemeente die staat voor openheid en resultaat, waar je met plezier en met trots werkt. Het is niet altijd bekend, maar Tilburg loopt in veel ontwikkelingen voorop. Het kan altijd beter en daar streven we dan ook naar.

Werken bij de gemeente Tilburg betekent een goede balans tussen werk en privé én een prima pakket arbeidsvoorwaarden. Dat mag je verwachten van een grote en moderne werkgever. Je krijgt veel ruimte. Bijvoorbeeld om je uren naar eigen inzicht in te plannen. Ook als het nodig en handig is om thuis te werken. Daarnaast werkt maar liefst 30% van alle medewerkers in deeltijd. Uitstekende arbeidsvoorwaarden op jóuw maat.

meer over Gemeente Tilburg

Adres

Stadhuisplein 130
5038 TC Tilburg

14 013