Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente HelmondBestuurssecretaresse gemeente secretaris

Bestuurssecretaresse gemeente secretaris

Vacature

Ben jij op zoek naar een veelzijdige baan met veel verantwoordelijkheden? Heb jij een proactieve instelling , goed organisatietalent, ben je flexibel, schakel je snel en is multitasking jouw tweede natuur? Dan zou jij weleens onze nieuwe collega kunnen zijn!

De gemeente Helmond is op zoek naar een :

Bestuurssecretaresse gemeente secretaris

  • Voor 36 uur per week
  • Salaris minimaal € 2.108,- en maximaal € 3.485,- / o.b.v. 36 uur / afhankelijk van opleiding en ervaring
  • Voor overige arbeidsvoorwaarden klik hier

Als bestuurssecretaresse bied je ondersteuning aan de gemeentesecretaris. Je maakt daarbij tevens onderdeel uit van het secretaresseteam. Dit is een enthousiast team dat zich met veel ambitie inzet voor hun collega’s van de gemeentelijke organisatie en bestaat uit circa 25 medewerkers.

De ontwikkelingen binnen het secretariaat en onze gemeente gaan snel en het is zaak dat wij daar goed op zijn voorbereid. De invloed van nieuwe digitale middelen, de rol van de klant/burger en het type leidinggevende, maakt dat er een proactieve service- en dienstverlening wordt verwacht. Ons team is steeds meer gaan werken van “dienstbaar naar dienstbaarheid”, van “werken voor naar werken met” en van “vraag gestuurd naar aanbod gestuurd”. Kortom, we nemen een meer zichtbare en reflecterende rol aan en anticiperen op de toekomst.

Passen wij bij jou….?

Werken bij de gemeente Helmond betekent werken bij een organisatie die zich continu ontwikkelt en boordevol ambitie zit. Dat moet ook, want, ook al hebben we voor onze stad mooie dingen bereikt, de samenleving verandert. Helmond is een stad in beweging. Natuurlijk hebben we als gemeente nog steeds veel te maken met regelgeving die we moeten handhaven, maar in veel gevallen is er ruimte om samen met anderen tot oplossingen te komen. Ons standaard antwoord is niet ‘Nee, mits’, maar ‘Ja, tenzij’.

In ons werk staan onze vier kernnormen (mensen, presteren, veranderen en (vak)intelligentie) centraal. Nieuwsgierig wat die kernnormen voor jou betekenen als je bij ons komt werken en waar wij als organisatie voor staan? Laat het je vertellen door onze collega’s in het volgende filmpje.

Wil je ons verhaal nog eens rustig nalezen? Klik dan hier.

Als bestuurssecretaresse heb je onder andere met de volgende thema’s te maken…

Secretariële ondersteuning. Je zorgt voor een volledige, organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning van de gemeentesecretaris op inhoudelijk verschillende onderwerpen. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Het is essentieel dat je de woorden ‘horen, zien & zwijgen’ volledig nastreeft.

Agendabeheer. Je stelt de agenda op van de gemeentesecretaris en bewaakt deze waarbij je goed prioriteiten weet te stellen op basis van inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.

Mail. Je beheert de mailbox van de secretaris. Bespreking en verwerking van de mail in overleg met de secretaris, daarbij vanuit eigen inzicht alert zijn op belang en urgentie. Je voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling en zorgt ervoor dat deze behandeld worden.

Vergaderingen. Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, attendeert op bijzondere aandachtspunten en bewaakt de voortgang van de afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten.

Zelfstandigheid. De rol van bestuurssecretaresse behoeft een grote rol van senioriteit en zelfstandigheid. Je vormt zowel intern als voor de externe omgeving een ‘buffer’, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed moet kunnen inschatten.

Samenwerking. Gezien je positionering is ‘samenwerking’ met de secretaresse van de burgemeester van belang en ook met de bestuursadviseurs.

Politiek & bestuur. Deze functie bevindt zich in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige omgeving en is bestuurlijke sensitiviteit aan de orde. Het is daarom noodzakelijk dat je een afweging kunt maken tussen consequenties met een groot en maatschappelijk afbreukrisico.

Jij bent de ideale kandidaat als jij beschikt over…

  • HBO werk- en denkniveau;
  • Werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een gemeentelijke organisatie, waarbij je een grote mate van politiek-bestuurlijke sensitiviteit hebt ontwikkeld;
  • Een servicegerichte en dienstverlenende instelling;
  • Goede (schriftelijke) uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden;
  • Een proactieve en flexibele houding. Daarnaast ben je zelfbewust, reflectief, integer en assertief
  • Geen 9-5 mentaliteit
  • Kennis van diverse systemen op het gebied van automatisering zoals Verseon, Decade en NOTU Box.

Zijn wij een match?

Start dan je sollicitatiereis door vóór 16 april 2019 via de onderstaande ‘SOLLICITEREN’-knop. Wil je dat jouw sollicitatie eruit springt? Stuur dan naast jouw cv een videopitch via Whatsapp naar onze Recruiter, Malka de Boer. Zij is te bereiken via telefoonnummer 06-19354933. Bij haar kun je ook terecht voor aanvullende informatie met betrekking tot de vacature. Krijg je haar voicemail? Aarzel niet om een berichtje achter te laten! Een assessment maakt onderdeel uit van deze procedure.

Verdere informatie over de sollicitatieprocedure vind je hier.

Wij kijken uit naar je reactie!

avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met Afdeling HR van Gemeente Helmond ( 0492-587638)

Foto's van de organisatie

Over de organisatie

De gemeente Helmond is een dynamische overheidsorganisatie met een centrumfunctie in Zuidoost-Brabant. Helmond telt ruim 90.000 inwoners. De komende jaren zal dit aantal nog verder uitgroeien.

Bij de gemeente Helmond werken wij met ongeveer 800 collega's. Ons ambtelijk apparaat maakt op dit moment een transformatie door richting een organisatie, die snel en flexibel kan schakelen en die gericht en efficiënt kan inspelen op ontwikkelingen in onze lokale samenleving. Die samenleving verandert voortdurend en de veranderingen gaan steeds sneller. We zijn een netwerkorganisatie. Plannen worden gemaakt in interactie met inwoners, organisaties, bedrijven en groepen uit de maatschappij. We focussen ons meer op onze doelen en minder op regels en systemen.

meer over Gemeente Helmond

Adres

Frans Joseph v Thielprk 1
5707 BX Helmond

0492 587777