Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente HelmondAllround documentair informatiebeheerder

Solliciteer

Solliciteer voor maandag 27 november

Solliciteer

Allround documentair informatiebeheerder

Vacature

Allround Documentair Informatiebeheerder

Digitaal zaakgericht werken

(1 fte)
 

Ben jij op zoek naar een boeiende en afwisselende functie bij een vooruitstrevende gemeente met een grote ambitie? Werk je graag in een gezellig team van 10 mensen bij een werkgever met goede ontwikkelingsmogelijkheden? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Onder de afdeling Informatievoorziening en Automatisering (IVA) valt het team Informatiediensten en de eenheid Documentaire Informatievoorziening (DIV). ‘'Met IVA dragen we er stevig aan bij dat onze inwoners en bedrijven zoveel mogelijk digitaal worden ‘geserviced’, liefst via selfservice. Daar waar nodig zorgen we voor maatwerk, denk aan het sociaal domein of aan complexe vergunningen, waarbij professionals snel en digitaal toegang hebben tot alle benodigde informatie. We zien het dan ook als onze taak om dienstverlening en digitalisering tot een hoger niveau te brengen. Dit bereiken we door projectmatig een aantal ontwikkelingen in gang te zetten zoals digitaal zaakgericht werken. In alle gevallen zorgen we ervoor dat IVA een professionele partner is en de organisatie verder brengt met digitaal werken.’’

Binnen de eenheid DIV speelt de digitalisering van de organisatie en vooral het digitaal zaakgericht werken een belangrijke rol. We (h)erkennen dat de doorontwikkeling van DIV een belangrijke succesfactor vormt om volledig en volwaardig te kunnen fungeren als deskundige gesprekspartner én invulling te geven aan de verwachtingen die onze klanten, partners en organisatie stellen aan DIV.

De functie
Als Allround Documentair Informatiebeheerder zorg je voor de kwaliteit en de (digitale/fysieke) beschikbaarheid van de documentaire informatie. Jij zorgt ervoor dat alle collega’s van de gemeente Helmond het zaaksysteem optimaal kunnen gebruiken. Zo draag jij bij aan een excellente dienstverlening intern maar zeker ook extern!

  • Je controleert de kwaliteit en volledigheid in het zaaksysteem (Verseon) van ter archivering aangeboden zaken en projecten binnen de aangegeven kaders (systeem, procedures, etc.);
  • Je schakelt snel en efficiënt met de zaakbehandelaars bij gesignaleerde afwijkingen;
  • Je signaleert tijdig naar de DIV adviseurs van terugkomende, structurele afwijkingen;
  • Je stelt samen met collega Allrounders verbeteringen op die leiden tot een efficiëntere en effectievere manier van werken in de primaire taakstelling;
  • Je ziet toe op de juiste en tijdige vernietiging van hiervoor in aanmerking komende zaken;
  • Je voert archiveringstaken uit op de nog aanwezige fysieke archiefbescheiden;
  • Je participeert, waar gevraagd, vanuit je rol in gedefinieerde projecten; 
  • Je levert waar gevraagd gebruikersondersteuning, waarbij de focus primair ligt op de content (informatieobjecten en metadata);
  • Je controleert en verwerkt  de TOP-desk meldingen

De ideale kandidaat
Past binnen het team met vakkundige en sociale collega’s. Werkt en denkt mee om de toegankelijkheid en vindbaarheid van de documentaire informatie te verhogen. Kan een gedegen afweging maken tussen de bedrijfsvoeringbelangen  en de archiefwet-/regelgeving anderzijds.

  • Je hebt een afgeronde MBO+ opleiding  richting informatiemanagement.
  • Je hebt relevante kennis van archiefwet- en regelgeving;
  • Je hebt ervaring met het zaakgericht werken vanuit een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de (lokale) overheid;
  • Je bent stressbestendig, accuraat en flexibel en kunt zowel zelfstandig als in teamverband functioneren;
  • Je beschikt uitstekende communicatieve vaardighedent;
  • Je bent proactief en klantgericht en hebt bovenal een creatieve doch realistische instelling.

Qua persoonlijkheid zoeken we iemand met een positieve grondhouding, die gericht is op kansen signaleren en oppakken, op samenwerking en vooral probleemoplossend en resultaatgericht te werk gaat. Daarnaast gelden uiteraard onze kernnormen voor onze gewenste cultuur die we duiden in 4 kernbegrippen:

  • Mensen: verbinding, samenwerking, open houding, teamgericht
  • Verandering: aanpassing aan omgeving, flexibiliteit, om kunnen gaan met tegengestelde belangen
  • Resultaat: doelgerichtheid, plannen & organiseren
  • (Vak)intelligentie: nieuwsgierig, nieuwe ideeën aandragen, omgaan met complexiteit

Arbeidsvoorwaarden
Het salaris bedraagt, afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring, maximaal € 3293,-  bruto per maand (functieniveau 8) bij een fulltime dienstverband. Het betreft een functie voor 36 uur per week. De rechtspositieregelingen van de gemeente Helmond zijn van toepassing.

Overige informatie
Voor meer informatie kun je contact opnemen met de afdeling Arbeid, Organisatie en Gezondheid, team Recruitment, Lia van Beek te bereiken onder telefoonnummer 0492 – 587361. 

Belangstelling?
Solliciteer voor 27 november 2017 via de knop SOLLICITEREN in het hoofdscherm. Sollicitaties via email of op andere wijze worden niet in behandeling genomen.

De eerste sollicitatiegesprekken staan gepland op 5 december 2017.

Foto's van de organisatie

Over de organisatie

De gemeente Helmond is een dynamische overheidsorganisatie met een centrumfunctie in Zuidoost-Brabant. Helmond telt ruim 90.000 inwoners. De komende jaren zal dit aantal nog verder uitgroeien.

Bij de gemeente Helmond werken wij met ongeveer 800 collega's. Ons ambtelijk apparaat maakt op dit moment een transformatie door richting een organisatie, die snel en flexibel kan schakelen en die gericht en efficiƫnt kan inspelen op ontwikkelingen in onze lokale samenleving. Die samenleving verandert voortdurend en de veranderingen gaan steeds sneller. We zijn een netwerkorganisatie. Plannen worden gemaakt in interactie met inwoners, organisaties, bedrijven en groepen uit de maatschappij. We focussen ons meer op onze doelen en minder op regels en systemen.

meer over Gemeente Helmond

Adres

Frans Joseph v Thielprk 1
5707 BX Helmond

0492 587777