Als je onze site gebruikt, krijg je van ons cookies.

Gemeente HeemskerkBestuurs - en managementsassistent

Bestuurs - en managementsassistent

Vacature

 De gemeente Heemskerk streeft naar een lerende organisatie, waar structuren en processen zo eenvoudig en efficiënt mogelijk zijn ingericht en waar mensen lef tonen en zich verantwoordelijk voelen.

Onder het Team Algemene Zaken van het domein Bedrijfsvoering valt Bestuur- en managementondersteuning. Als bestuurs- en managementassistent ben je gehuisvest op de bestuursvleugel en werk je voor de collegeleden en MT-leden (gemeentesecretaris en domeinmanagers). Je werkt nauw samen met de andere assistenten en als team ondersteunen jullie de college- en MT-leden en de vergaderingen. Binnen het team werken wij zo veel mogelijk digitaal en daarmee papierloos. Wij zoeken twee bestuurs- en managementassistenten die er met hun toegevoegde waarde voor zorgen dat de college- en MT-leden hun werk beter en doelmatiger kunnen uitvoeren. Assistenten die proactief meedenken en met verbetervoorstellen durven komen voor de werkprocessen en de informatiestromen rondom vergaderingen.

Kom jij onze organisatie versterken als:

Servicegerichte bestuurs- en managementassistent

24 uur


Profiel

Wij letten natuurlijk op wat je kennis en kunde is, maar vooral op wie je bent. Je bent spin in ’t web als het gaat om het bedienen en ondersteunen van de collegeleden en de MT-leden. Je bent handig met systemen en kunt goed organiseren en plannen. Jij bent energiek en hebt een positief karakter. Overzicht, nauwkeurigheid en servicegerichtheid typeren jouw manier van werken. Je bent vooruitstrevend als het gaat om het inrichten van de ondersteuningsprocessen en het beheren van complexe agenda’s. Met vertrouwen en aandacht, geef je ondersteuning en bij vergaderingen notuleer je kernachtig en SMART wat de afspraken zijn. Als persoon ben je mens- en samenwerkingsgericht, heb je zelfkennis en gevoel voor humor.

Taken

  • zorg dragen voor algemene ondersteuning van de collegeleden, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers
  • complex agendabeheer van collegeleden, gemeentesecretaris en domeinmanagers
  • ondersteunen van voorzittend domeinmanagers bij de portefeuillehouders-overleggen, waaronder agendering en notulering
  • ondersteunen van gemeentesecretaris bij MT-overleggen, waaronder agendering en notulering
  • ondersteunen van agendering en notulering bij de collegevergaderingen bij afwezigheid van de bestuursadviseur
  • signaleren van knel- en verbeterpunten ten aanzien van kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en het komen met verbetervoorstellen
  • beantwoorden van de telefoon en opvangen van bezoekers
  • behandelen van inkomende en uitgaande (digitale) post en verrichten van diverse correspondentie
  • maken van planningen, uitnodigingen, etc.
  • zorg dragen voor cateringassistentie bij bestuurlijke afspraken


Kennis en ervaring

  • Je hebt een administratief/secretariële opleiding op MBO 4 niveau en meerjarige ervaring als  secretaresse 
  • Je hebt ervaring met het werken in een gemeentelijke of politiek-bestuurlijke omgeving
  • Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden
  • Je kunt goed plannen en organiseren en bent resultaatgericht
  • Je bent dienstverlenend ingesteld, representatief en hebt een proactieve houding
  • Je kunt goed prioriteiten stellen, je bent stressbestendig en kunt snel schakelen
  • Je hebt een goede beheersing van MS Office en ervaring en affiniteit met het werken met digitale systemen
  • Je bent accuraat, integer en discreet


Ons aanbod

  • We bieden je een uitdagende functie in een prettige, open werkomgeving. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 2.986 bruto per maand (schaal 7, peildatum 1 januari 2018) bij een volledige betrekking. Het toepassen van een aanloopschaal kan tot de mogelijkheden behoren. De gemeente beschikt over goede secundaire arbeidsvoorwaarden (17,05% Individueel Keuze Budget). Verder zijn er ruime mogelijkheden voor het volgen van opleidingen en cursussen. Het betreft een aanstelling voor de duur van een jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar een vaste aanstelling.

 

Meer weten?

  • Nadere informatie over de twee functies kan je opvragen bij Dorien van Putten, teamleider Algemene Zaken, 140251.

Sollicitatie

  • Je sollicitatie met cv, kan je vóór 14 januari 2019 online doen via www.heemskerk.nl/werkenbij
  • Gesprekken vinden plaats op 18 januari  2019.


avatar

Meer informatie over deze vacature?

Neem contact op met Jacqueline Tuyn van Gemeente Heemskerk ( 0251-256603)

Over de organisatie

Heemskerk is de laatste 35 jaar uitgegroeid tot een bloeiende gemeente met ruim 38.000 inwoners. Ondanks de snelle ontwikkelingen zijn we een hechte gemeenschap gebleven. Dat lees je bij voorbeeld af aan het bovengemiddelde aantal vrijwilligers in verenigingen en buurten. Wij koesteren die betrokkenheid van de inwoners, die ons stimuleert om de gemeentelijke organisatie zo dicht mogelijk bij hen te brengen. Wij leggen de lat dan ook hoog bij het nastreven van een betere dienstverlening, resultaatgericht opereren en een transparante werkwijze. Daarom zoeken wij vrouwen en mannen die met ons mee willen denken en samenwerken. Met de organisatie, met het gemeentebestuur, maar vooral ook met de Heemskerker en het Heemskerkse bedrijfsleven. Dus zoeken we medewerkers voor wie betrokkenheid vanzelf spreekt.

meer over Gemeente Heemskerk

Adres

Maerten v Heemskerckpln 1
1964 EZ Heemskerk

14 0251