Secretarieel Ondersteuner Ingenieursbureau

Trots op jouw werk
Wat jij doet, lijkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Als secretarieel ondersteuner zorg je voor structuur, overzicht en een goede sfeer. Dankzij jouw werk kunnen anderen zich richten op vele civieltechnische en bouwkundige projecten. Je werkt in een team dat trots is op wat ze samen realiseren. Als secretarieel ondersteuner hoor jij daar helemaal bij.

Wat ga je doen?
Het is jouw doel om op rustige, efficiënte en oplossingsgerichte wijze de collega’s te ondersteunen. Je verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden.

Zomaar een aantal voorbeelden van jouw werkzaamheden:

• Organiseren en plannen van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten voor de hele afdeling, inclusief het reserveren van vergaderzalen.
• Notuleren van diverse (team)overleggen.
• Zorgen voor een goede start van nieuwe medewerkers door toegang tot de juiste systemen te regelen en hen wegwijs te maken in de processen en afspraken van de afdeling.
• Maken en beheren van diverse lijsten, zoals verlofoverzicht, smoelenboek, lockers en verjaardagen.
• Werken vanuit een gezamenlijke mailbox en eigen acties eruit halen.
• Regelen van de fysieke postverdeling.
• Bestellen van kantoorartikelen en het melden van storingen, bijvoorbeeld aan de printer of koffieautomaat.
• Helpen van de projectondersteuners met de kans te ontwikkelen in deze taken

Goed om te weten: deze functie is voor 24 uur per week en wordt in gezamenlijk overleg verdeeld over 3 tot 4 dagen per week. Zo blijf je dagelijks betrokken en kun je de collega’s goed ontzorgen.

Jouw collega’s, bij het Ingenieursbureau
Het Ingenieursbureau (IB) van Zaanstad heeft ongeveer 80 betrokken professionals (o.a. in de rol van verkeerskundig ontwerper, tekenaar, werkvoorbereider, toezichthouder, directievoerder, projectondersteuner en projectleider). Je bent onderdeel van Team Ondersteuning. De sfeer is collegiaal, er is ruimte voor persoonlijke aandacht en er wordt gewerkt aan het gezamenlijke doel. Samen met de projectondersteuners faciliteer je de projectleiders en leiding van het Ingenieursbureau. Meer weten over het Zaanse Ingenieursbureau? Lees het op: Ingenieursbureau - Werken bij Zaanstad

Jij bent het
Gewoon lekker jezelf. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, zodat anderen op jou kunnen rekenen. Goed kunnen plannen en organiseren is vanzelfsprekend. Je houdt overzicht over verschillende taken en agenda’s, bewaakt deadlines en zorgt dat alles soepel verloopt. Met jouw flexibiliteit speel je snel in op veranderingen of nieuwe verzoeken. Je kunt gemakkelijk schakelen tussen diverse deeltaken zonder het overzicht te verliezen. Verder is het belangrijk dat je altijd nauwkeurig werkt, zonder op snelheid in te leveren.

Verder beschik je over:

• Een afgeronde mbo-opleiding voor secretaresse/managementassistent;
• Aantoonbare ervaring als secretaresse/managementassistent;
• Uitstekende kennis van het Nederlands in woord en geschrift;
• Digitale vaardigheden vooral als het gaat om Outlook, Word, Excel, Teams.

Wat jij krijgt
Zoek jij de ruimte om jouw unieke talent te ontwikkelen en in te zetten voor de samenleving? Gevonden! Bij gemeente Zaanstad, waar je 24 uur per week kan werken als secretarieel ondersteuner bij het Ingenieursbureau. Je gaat aan de slag met enthousiaste collega's. Samen maken we het verschil!

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden die hierbij horen (op basis van 36 uur per week):

• Tussen €2.840 en €4.015 bruto per maand (schaal 7). Hoeveel je precies verdient, hangt af van kennis en ervaring.
• Een dienstverband van 24 uur per week voor de duur van een jaar met de intentie deze bij wederzijdse tevredenheid om te zetten naar een vast dienstverband.
• 17,05% individueel keuzebudget (IKB). Dit is max. €684 bruto per maand incl. vakantiegeld. Hoe je dit inzet? Dat is aan jou. Kies bijvoorbeeld voor extra vakantiedagen, opleidingen, een fiets of extra salaris.
• Vrijheid om jouw werkdagen in te delen. Jouw werkplek? Vanuit ons unieke stadhuis, vlak naast het treinstation in Zaandam. Of voor een deel thuis.
• Reiskosten van €0,23 per kilometer. Het maakt niet uit hoe je reist.
• Werk je thuis? Dan krijg je een vergoeding van €3 per dag.
• Een pensioen bij het ABP, collectiviteitskorting op de zorgverzekering, (voor een deel) betaald ouderschapsverlof. Dat is goed geregeld in de CAO.
• Een vergoeding van €168 per jaar per jaar voor de kosten van je zorgverzekering.

Er is nog meer. Het hele overzicht vind je via: Arbeidsvoorwaarden – Werken bij Gemeente Zaanstad.

Gemeente Zaanstad. Werken met karakter
Wist je dat Zaanstad 1 van de 20 grootste gemeenten van Nederland is? In 2040 telt onze gemeente ruim 200.000 inwoners. Met 1.800 collega's maken we Zaanstad mooier en sterker. We willen een vitale en inclusieve organisatie zijn. Waar je jezelf kan zijn en je gewaardeerd voelt.

Zaanstad is altijd in ontwikkeling en kent een heel eigen uiterlijk, cultuur en smaak. Werken in zo'n omgeving vergt lef, pionieren en eigen regie. En daar zijn wij trots op! Samen bouwen we bruggen tussen culturen en leefomgevingen, erfgoed en toekomst, ambacht en industrie, mens en natuur.

Interesse?
Zie jij jezelf al werken als secretarieel ondersteuner bij het Ingenieursbureau? Het begint bij jouw sollicitatie.
Solliciteren kan tot en met zondag 30 november. En dan? Je ontvangt van ons altijd een reactie. Je mag deze verwachten na de sluitingsdatum.

Daarna zetten we de volgende stappen:

• donderdag 11 december 2025: 1e gesprek
• dinsdag 16 december 2025: 2e gesprek

Fijn als je hier rekening mee wil houden in je agenda.

Vragen?
Herken jij jezelf in het beschreven profiel en kom jij ons team versterken? Wij zien jouw cv en motivatiebrief graag tegemoet. Heb je nog vragen over de inhoud van de functie? Neem gerust contact op met Jaap Boes (afdelingsmanager) via 06-52098168. Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Bel of app met Eva Retra (junior corporate recruiter) via 06-29668275.