Gemeente Den Haag

Managementondersteuner voor de portefeuille Informatisering en Automatisering

Solliciteer uiterlijk zaterdag 24 december 2022
  • Den Haag
  • 36 - 36 uur
  • 2255 - 3301
  • MBO

Vacature

Managementondersteuner voor de portefeuille Informatisering en Automatisering

Neem jij graag de regie en ben je een natuurlijke teamspeler? En ben jij in een uitdagende en dynamische omgeving op je best? Lees dan verder!

Bij de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) zijn enkele vacatures ontstaan voor managementondersteuner bij de portefeuille Informatisering & Automatisering en daarom zoeken wij nieuwe collega’s voor het team managementondersteuning I&A.

Jij bent dé steun en toeverlaat van teammanagers en businesspartners. Jij zorgt ervoor dat alle zaken voor het team op orde zijn. Denk hierbij aan het beheer van de verschillende agenda’s en het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. 

Wat ga je doen?
De focus van de werkzaamheden ligt vooral op het agendabeheer voor de mensen die je ondersteunt, en de vele contacten die je legt om (groeps-)afspraken te kunnen maken. De voornaamste taken bestaan uit het plannen, maken, aanpassen en verzetten van (complexe, intensieve en soms ad hoc) afspraken met collega’s en externen. Je hebt een proactieve rol bij het organiseren en soms ook voorbereiden van overleggen, bewaken van afspraken en afhandelen van correspondentie en actiepunten. Het is een brede en afwisselende functie binnen een organisatie waar veel gebeurt.

Je bent onderdeel van het team managementondersteuning I&A. Indien nodig spring je bij voor je collega’s binnen dit team. Je weet wat er speelt binnen de portefeuille, de dienst en de gemeente.

Jouw persoonlijke meerwaarde overstijgt het klassieke agendabeheer. Je speelt ook een proactieve rol in het organiseren en voorbereiden van overleggen, bewaken van afspraken en actiepunten. Waar nodig rappelleer je. Op deze wijze neem je voortdurend het initiatief om het managementteam van I&A te ondersteunen en te ontzorgen. 

Wat vragen wij?
Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en je bent bestand tegen stress. Je bent klantgericht, representatief en kunt goed verwachtingen managen. Je bent een teamplayer en spreekt collega’s aan wanneer dat nodig is. Je staat stevig in je schoenen, weet snel te schakelen tussen de verschillende taken en bent goed in het stellen van prioriteiten. Knelpunten signaleer je van tevoren; je wacht niet af en bent oplossingsgericht. Verder is het belangrijk dat je geen negen-tot-vijfmentaliteit hebt.

Verder neem je mee:

  • je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • goede beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift;
  • je hebt meerdere jaren werkervaring op een hectisch secretariaat in de pocket bij de overheid danwel in het bedrijfsleven. Heb je ervaring bij beide? Dan is dat een grote pre.
  • jouw gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen is goed ontwikkelt;
  • ervaring met complex agendabeheer;
  • ervaring met verslaglegging en notuleren;
  • ruime ervaring met Microsoft Office (Word, Excel en PowerPoint).

Wat bieden wij?
een salaris van mimimaal €2.255, - en maximaal €3.301, - op basis van 36 uur per week (schaal 7);
een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden. Bij goed functioneren is er mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Heb je bij de gemeente Den Haag een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of heb je recht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in verband met de ketenbepaling, dan behoud je je arbeidsrecht;
een 36-urige werkweek (32 uur per week is ook bespreekbaar);
in overleg de mogelijkheid tot hybride werken;
diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
een mooi arbeidsvoorwaardenpakket met opname in het ABP-pensioenfonds, een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering en een individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of lidmaatschap van de sportschool in het Stadhuis;
en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden

Wie zijn wij?
DBV maakt het werk van de ruim 9.000 ambtenaren van de gemeente Den Haag mogelijk. Van schone en veilige werkplekken, ICT-dienstverlening en één financiële administratie tot en met beleid voor maatschappelijk verantwoord inkopen en modern werkgeverschap. De DBV is volop in transitie en de komende jaren bouwen we stap voor stap samen verder aan steeds betere dienstverlening door de DBV. Het is onze ambitie om daarvan een dienst te maken die zich snel kan aanpassen aan veranderende opgaven in de ambtelijke organisatie en de stad en die moderne bedrijfsvoering levert aan de andere diensten om die opgaven te realiseren.

Meer weten
Enthousiast geworden? Dan zien wij graag jouw cv en motivatie over jouw toegevoegde waarde aan ons team tegemoet.

Voor informatie over de inhoud van deze functie en de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Coen Tanis, Hoofd Stafbureau DBV, via (06) 3101 5751.

Extra informatie

  • Het opvragen van referenties kan onderdeel zijn van de procedure.
  • Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maakt bij externe sollicitanten deel uit van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Coen Tanis van Gemeente Den Haag ( 0631015751)
Adres
Spui 70
2511 BT Den Haag

Gerelateerde vacatures