Gemeente De Bilt

Bestuurssecretaresse

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • Bilthoven
  • 32 uur
  • 2581 - 3732
  • HBO · MBO+

Vacature

Ben jij op zoek naar een nieuwe baan waarin je een bijdrage aan de samenleving kunt leveren en nieuwe carrièrestappen kunt maken? Een functie waarin je zelfstandig én vanuit een divers samengesteld team aan de slag gaat? Waarbij je zelf jouw balans tussen werk en privé kunt organiseren? Dat kan in De Bilt!

Wij zoeken een:

Bestuurssecretaresse

No-nonsense topondersteuner, 32 uur per week

Zó werkt het in De Bilt

Gemeente De Bilt telt ruim 43.000 inwoners en wordt gevormd door zes dorpen: Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Bijzonder aan de gemeente is de groene ligging in een stedelijke regio. Met de ambitie om een economisch, sociaal en ecologisch topklimaat te scheppen, werken ruim 230 medewerkers van de gemeente continu aan een leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender De Bilt. Een gemeente waar het voor mensen nog fijner wonen, werken en recreëren is.

Kijk op onze Youtube

om te zien wat Gemeente De Bilt nog meer te bieden heeft.

Om deze ambitie te kunnen realiseren, is de gemeentelijke organisatie in ontwikkeling. De afgelopen jaren hebben we belangrijke stappen gezet om meer opgavegestuurd en gebiedsgericht te werken. Daarnaast bouwen we verder aan een organisatie die flexibel is en slagkracht heeft: we werken vanuit kleine, zelforganiserende teams met een heldere kernopdracht. Lees hier ons organisatieverhaal.

Wat ga je doen?

Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agenda’s van onze wethouders, directie en management gestructureerd, vlot en soepel verlopen. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team Bestuur- en Managementondersteuning maar ook met de vakinhoudelijke teams in de organisatie. Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college en het management. Complex agendabeheer, monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar, ontvang je bezoek, regel je facilitaire zaken en ga je, waar nodig, mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60+-huwelijken en 100+-jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Jouw team  

In De Bilt werken we in zelforganiserende teams. Jij gaat deel uitmaken van het team Bestuurs- en managementondersteuning (BMO). Dit team bestaat uit het bestuurssecretariaat, bestuurssecretaris, juridisch medewerkers en juridisch controller, functionaris gegevensbescherming en ambtelijk secretaris ondernemingsraad. Het subteam bestuurssecretariaat bestaat uit 5 secretaresses en is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het College van B&W, de directie en het management en de stukkenstroom voor bestuurlijke besluitvorming. Een enthousiast team waarin hard gewerkt, maar ook graag gelachen wordt. Met elkaar steeds beter worden en wezenlijke stappen zetten. Daarom is structuur krijgen en behouden belangrijk zodat iedereen zijn/haar taak kan uitvoeren. Samenwerken als team is belangrijk. We helpen en vervangen elkaar waar nodig.

Wie ben jij?  

Je bent een ervaren assertieve en no-nonsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk, ook naar je collega’s toe, zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden. 

Je hebt al een aantal jaar ervaring als secretaresse voor directie, bestuur of raad van bestuur op MBO+ niveau. Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een sterke pré. Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9 tot 5 mentaliteit). Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf, de bestuurder/manager en de omgeving te managen. Je hebt ervaring met werken in een dynamische omgeving en bent politiek bestuurlijk sensitief, je bent je bewust van de omgeving waarin je je begeeft. Natuurlijk ben je zeer digitaal-vaardig en bij voorkeur al bekend met de systemen die gebruikt worden (Outlook, Teams, Zaaksysteem, Ibabs).

Wat bieden we?

Een leuke, veelzijdige baan met veel vrijheid én verantwoordelijkheid om je werk in te vullen en je persoonlijk te ontwikkelen. De gemeente De Bilt is een organisatie waarbinnen we elkaar waarderen en inspireren. Goede secundaire arbeidsvoorwaarden helpen bij het bewaken van de balans tussen werk en privé.

Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris tussen € 2.581,- en € 3.732,- bruto per maand (Schaal 8  cao gemeenten). Bedragen gelden bij een 36-urige werkweek (salarispeil 1 april 2022). Naast het salaris krijg je een individueel keuzebudget (17,05% van je salaris). Daarmee kun je (met belastingvoordeel) extra verlof kopen, een fiets aanschaffen, een opleiding volgen of gewoon uit laten betalen.

Heb je nog vragen?

Die beantwoorden we graag! Neem hiervoor telefonisch contact op met Sandra Faas, senior medewerker bestuursondersteuning 06 28149708 of mail je vragen naar s.faas-buitenhuis@debilt.nl.

Heb je interesse?

Enthousiast geworden om aan de slag te gaan bij de gemeente De Bilt? Solliciteer direct online! Je motivatiebrief en CV kun je sturen t.a.v. Peter Blokhuis, senior HRBP a.i. Deze vacature blijft openstaan totdat de functie ingevuld is.

Tenslotte

We vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt in onze organisatie. Daarom verwelkomen we diversiteit in onze organisatie. Of dat nu gaat om verschil in achtergrond, leeftijd, geaardheid, arbeidsbeperking of anderszins. Verschillen tussen collega’s geven variatie in bijvoorbeeld kennis, ervaring en kwaliteiten. Zo kunnen we het werk in, met én voor onze gemeente nog beter doen.

Wil je meer weten over onze gemeente? Kijk dan op www.debilt.nl

Delen? Ja graag!

Acquisitie? Nee, bedankt. 

Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Kelly Wolfsen van De Bilt ( 030 228 94 11)
Over de organisatie

meer over Gemeente De Bilt >
Adres
Soestdijkseweg Zuid 173
3721 AB Bilthoven

Gerelateerde vacatures