Gemeente Haarlem

Bestuurssecretaresse voor Burgemeester van Haarlem

Solliciteer uiterlijk maandag 29 augustus 2022
  • Haarlem
  • 36 uur
  • 3732 - 3732
  • HBO

Vacature

Wegens pensionering van de huidige bestuurssecretaresse zijn we op zoek naar een nieuwe collega voor het secretariaat van de burgemeester van de gemeente Haarlem.
  • Je bent verantwoordelijk voor (complex) agendabeheer en -planning intern en extern.
  • Je beheert de e-mail boxen van de burgemeester en vormt samen met enkele collega's van de afdeling Bestuur en Communicatie het team rondom de burgemeester.
  • Je werkt samen met de bestuurssecretaresses van de wethouders en vervangt elkaar indien nodig.
  • Je vult IBABS voor wat betreft de agenda en stukken.
  • Je bent aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie en houdt verbinding met de afdelingen en je collega's op het bestuurssecretariaat.
  • Je beantwoordt en handelt interne en externe telefoontjes af.
De taken met betrekking tot kabinetszaken en representatie willen we op een andere manier inrichten en beleggen. Je wordt uitgenodigd om hierbij mee te denken en te helpen.

Functie-eisen
  • Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze 'Academie Haarlem'. Ook bieden wij loopbaan coaching en denken we graag mee in jouw ontwikkelpad binnen de organisatie.
  • Een dienstverband voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract. Je krijgt een mobiele telefoon en een laptop of tablet.
  • Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 3.732,- bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
  • Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen met een deelbetaling vanuit het IKB. Of je kunt het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
  • Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de Overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
  • Wij werken we met een grote diversiteit aan mensen. Divers in cultuur, leeftijd, geaardheid, geslacht, mentale en fysieke gesteldheid en geloof. We willen de kracht van diversiteit en talenten van medewerkers benutten om op alle vlakken goede resultaten te behalen voor de inwoners van Haarlem en Zandvoort en een plek creëren waar iedereen zich thuis voelt.
Wie zijn wij?

De afdeling Bestuur en Communicatie is de schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers van onze afdeling hebben altijd de buitenwereld op het netvlies. Wij zijn er om het gesprek met de stad en het dorp mede te initiëren en te faciliteren. De medewerkers op onze afdeling zijn de oren en ogen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Zij ondersteunen de colleges van Haarlem en Zandvoort. Wij signaleren als eerste wat de behoeften zijn van bewoners en ondernemers, waar de weerstand zit en waar de kansen liggen. Wij helpen de bestuurders en de organisatie om het gesprek aan te gaan met de Haarlemmers en Zandvoorters en denken mee hoe informatie op juiste manier en op het juiste moment bij de inwoners komt. En dat alles in begrijpelijke taal. Het bestuurssecretariaat zorgt ervoor dat het college van B&W optimaal wordt ondersteund in al haar werkzaamheden.

Arbeidsvoorwaarden
  • Je bent iemand die gestructureerd kan werken en orde kan scheppen in een dynamische omgeving.
  • Je snapt wat het is om voor een bestuurder op niveau te werken; je durft je mening te geven, maar bent daarbij diplomatiek.
  • Je bent een professional met ruime ervaring op directie- en bestuurssecretariaten (ervaring met het werken voor de top van organisaties). Heb je minder ervaring, maar heb je een nieuwsgierige aard en heb je een open blik en de wens om te leren? Dan word je van harte uitgenodigd om te reageren.
  • Je beschikt over een no nonsens mentaliteit, je bent integer en flexibel (ook wat betreft werktijden), houdt van dynamiek in je werk, je bezit zelf reflecterend vermogen en staat er open voor om gezamenlijk tot goede resultaten te komen.
  • Je vindt het leuk om intensief in een klein team te werken voor de burgemeester, samen met de bestuursadviseur en bestuurscommunicatieadviseur van de burgemeester.
Wat verwachten wij?
  • Je hebt Hbo werk- en denkniveau.
  • Je bent digitaal vaardig en hebt ruime ervaring met Outlook, Word en IBABS.
  • Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en hebt affiniteit met de politieke arena.
  • Je hebt interesse in de onderwerpen van de portefeuille van de burgemeester (Veiligheid, voorzitter gemeenteraad, voorzitter college van B&W, kabinet/representatie, etc.), zodat je afspraken en inkomende correspondentie goed kunt doorgronden.

Contactinformatie
Solliciteren op bovenstaande vacature kan t/m 28 augustus 2022 via www.haarlem.nl/werken-bij-de-gemeente-haarlem. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Wieger Stoel, hoofd Bestuur en Communicatie: 06-54 961 581 / wstoel@haarlem.nl, of Marieke Wielenga, coördinator bestuurssecretariaat: 06-46 215 265 / mwielenga@haarlem.nl.
Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Werving & Selectie van Gemeente Haarlem ( )
Over de organisatie

Wil jij een bijdrage leveren aan een maatschappelijk betrokken, betrouwbare en professionele organisatie? Kom werken bij Haarlem! De organisatie kent verschillende rollen. Die van betrouwbare dienstverlener, professioneel opdrachtgever, deskundig regisseur en maatschappelijk bewuste werkgever. Om die rollen goed te kunnen vervullen, ontwikkelt de gemeente zich continu en geeft ruimte aan initiatief en innovatie. Werken voor Haarlem betekent ook werken voor 2 besturen: Haarlem en Zandvoort. We werken gebiedsgericht, met partners binnen en buiten de stad en in steeds wisselende netwerken. Stap binnen in een flexibele organisatie waar jij jouw talenten kan ontdekken, onderzoeken en ontwikkelen.

meer over Gemeente Haarlem >
Adres
Zijlvest 39
2011 VB Haarlem

Gerelateerde vacatures