Gemeente Haarlem

Managementassistent afdeling Omgevingsbeleid

Solliciteer uiterlijk maandag 22 augustus 2022
  • Haarlem
  • 36 uur
  • 3732 - 3732
  • MBO

Vacature

  • Je verzorgt de digitale agenda, onderhoudt de mail en stemt dit wekelijks af met de afdelingsmanager en de teammanagers. Je houdt de actielijst bij vanuit het MT en je bewaakt de voortgang van acties en processen. Je verstuurt agenda's/
  • vergaderstukken en zorgt voor de verslaglegging van overleggen. Je ondersteunt de doorontwikkeling van de afdeling en denkt hier graag over mee.
  • Je handelt zelfstandig facturen af in GFS, houdt de BAZ-lijsten bij, verzorgt in Verseon de postregistratie en je werkt nieuwe collega's in t.b.v. de administratieve systemen zoals Verseon en Motion. Je begeleidt ook evt. stagiaires.
  • Naast het contact met de afdeling Facilitaire Zaken voor het aanvragen van bezoekerspassen en het inplannen van vergaderruimten, organiseer en plan je events en ondersteun je de organisatie radioshow.

Functie-eisen
  • Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze 'Academie Haarlem'. Ook bieden wij loopbaan coaching en denken we graag mee in jouw ontwikkelpad binnen de organisatie.
  • Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 3.732, - bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
  • Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen met een deelbetaling vanuit het IKB. Of je kunt het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
  • Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de Overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
  • In deze functie zijn flexibele werktijden bespreekbaar, evenals de mogelijkheid om hybride te werken. Afhankelijk van de functie krijg je een mobiele telefoon en een laptop of tablet.
  • Bij gemeente Haarlem werken we met een grote diversiteit aan mensen. Divers in cultuur, leeftijd, geaardheid, geslacht, mentale en fysieke gesteldheid en geloof. We willen de kracht van diversiteit en talenten van medewerkers benutten om op alle vlakken goede resultaten te behalen voor de inwoners van Haarlem en Zandvoort en een plek creëren waar iedereen zich thuis voelt.
Wie ben je?
  • Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid je eigen
  • te maken in een maatschappelijk relevante omgeving.
  • Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.

Arbeidsvoorwaarden
  • Je hebt een MBO+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
  • Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
  • Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media, ben je handig met Office-applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.
Wie zijn wij?

Binnen de afdeling Omgevingsbeleid wordt de deskundigheid op het gebied van de ruimte en leefomgeving-kwaliteit gebundeld. De afdeling bestaat uit 50 fte. Onze stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten, planologen, ruimtelijk ordeningsjuristen, erfgoeddeskundigen en de beleidsmedewerkers omgevingskwaliteit werken aan een duurzame toekomst voor de stad vanuit de overtuiging dat een gezonde en mooie omgeving mensen gelukkiger maakt.

Contactinformatie
Solliciteren op deze vacature kan t/m 21 augustus 2022 via onze site www.haarlem.nl/werken-bij-de-gemeente-haarlem. Voor meer informatie kan je contact opnemen met Adrienne Bloem, Afdelingsmanager, tel.nr 023-5115235 of e-mail: abloem@haarlem.nl
Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl.

De gesprekken worden op donderdag 1 september in de middag gehouden.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Werving & Selectie van Gemeente Haarlem ( )
Over de organisatie

Wil jij een bijdrage leveren aan een maatschappelijk betrokken, betrouwbare en professionele organisatie? Kom werken bij Haarlem! De organisatie kent verschillende rollen. Die van betrouwbare dienstverlener, professioneel opdrachtgever, deskundig regisseur en maatschappelijk bewuste werkgever. Om die rollen goed te kunnen vervullen, ontwikkelt de gemeente zich continu en geeft ruimte aan initiatief en innovatie. Werken voor Haarlem betekent ook werken voor 2 besturen: Haarlem en Zandvoort. We werken gebiedsgericht, met partners binnen en buiten de stad en in steeds wisselende netwerken. Stap binnen in een flexibele organisatie waar jij jouw talenten kan ontdekken, onderzoeken en ontwikkelen.

meer over Gemeente Haarlem >
Adres
Zijlvest 39
2011 VB Haarlem

Gerelateerde vacatures