Gemeente Alphen aan den Rijn

Officemanager tbv Burgerzaken, Klantcontactcentrum (KCC) en Wijken en Kernen

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • Alphen aan den Rijn
  • 28 - 32 uur
  • 2170 - 3176

Vacature

Ben jij die ondersteunende administratieve duizendpoot die op breed terrein werkzaam wil zijn en ook iets heeft met cijfers en het bewaken van budgetten en planningen? Word jij enthousiast van Burgerzaken, ons Klantcontactcenter en Wijken en Kernen in onze stad? Wil jij graag werken in een omgeving waar geen dag hetzelfde is ? Zit dienstverlening in je hart? Solliciteer dan naar deze functie!

Wat ga je doen?

Als officemanager ondersteun je de teamleiders (het MT) en de collega's uit de teams bij Burgerzaken, het KCC en Wijken en Kernen. Je verzorgt waar nodig het agendabeheer voor het MT en je kunt worden ingezet voor de meer complexere afspraken voor de andere collega's. Verder ben je aanwezig bij diverse overleggen (MT vergaderingen, bestuursvergaderingen, eventuele stuurgroepen), bereid je deze voor en notuleer je hierbij. Je bewaakt de termijnen en zorgt voor archivering van stukken op de juiste plek. Daarnaast zorg je voor de administratieve, logistieke voorbereiding en begeleiding van overige vergaderingen en bijeenkomsten. Je kunt goed overweg met het zaaksysteem en key-2-financien omdat je de facturen gaat verwerken en daarvoor de verplichtingen aanmaakt. Ook andere bedrijfsvoeringstaken behoren mogelijk tot je taken. Dat gaan we in de praktijk verder vormgeven.

Je kan tijdens een crisissituatie worden opgeroepen om een functie binnen de crisisorganisatie te vervullen. Dit betekent dat tijdens een crisis jouw reguliere werk ondergeschikt is aan het werk voor de crisis.

Wie zijn wij?

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Je werkt binnen onze organisatie altijd in een thuisteam met vakcollega's en een teamleider. Een groot aantal collega's werkt aan maatschappelijke opgaven in uiteenlopende vakgebieden. Je krijgt bij ons de kans om op basis van je talent ingezet te worden voor die opgaven en deel uit te maken van diverse samengestelde teams.

In verband met covid-19 werken we wanneer mogelijk thuis. In de toekomst hebben we een hybride vorm van werken voor ogen, waarbij we het beste van beide vormen combineren namelijk een deel thuis voor taken die concentratie vragen en een deel op kantoor om te ontmoeten, voor overleg en teambuilding.

Wie ben je?

Je bent een officemanager die van aanpakken weet. Je vindt het leuk om dingen te organiseren, initiatieven te nemen en weet dit tot in de puntjes te verzorgen! Eigenschappen die jij bezit zijn: sociaal, flexibiliteit, zelfstandigheid, initiatiefrijk, accuratesse en dienstverlenend. Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken. Uiteraard heb je een relevante opleiding (minimaal MBO) met succes afgerond en/of beschik je over MBO werk- en denkniveau. Je hebt secretariële ervaring, je bent discreet en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie. Je bent handig op de computer, met name als het gaat om Office 365, Outlook, Word, Excel, Djuma (zaaksysteem) en Key-2-financien.

Werkervaring: 1-3 jaar

Opleiding: MBO

Wat bieden wij?

Deze functie is gewaardeerd in schaal 7 en betreft de HR21-functie van Medewerker administratief & secretarieel II . Afhankelijk van competenties en ervaring bieden wij een salaris van minimaal € 2.170,- en maximaal € 3.176,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.

Tevens bieden wij een Individueel Keuze Budget van 17,05%. Je beheert dit budget zelf en je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit (of een deel hiervan) te laten uitbetalen, vakantie uren van te kopen of in te zetten voor je eigen ontwikkeling.

Onze visie en cultuur zie je terug in onze manier van werken, ons transparante gemeentehuis en dynamische werkomgeving. We hebben flexibele werkplekken en een werkcafé; dé plek voor een inspirerend werkoverleg en toevallige ontmoetingen.

Verder bieden we je diverse opleidingsmogelijkheden zodat je jouw potentie verder kunt ontwikkelen. Kijk voor meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden op www.werkenbijalphenaandenrijn.nl/arbeidsvoorwaarden

Meer weten?

Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Toos Groeneweg, teamleider Burgerzaken, telefoon 0172-465673.

Interesse?

Voel jij je aangesproken? Dan zien we je korte motivatie en cv graag tegemoet. Solliciteren kan t/m 23-01-2022 o.v.v vacaturenummer 21-141 via de solliciteerknop bovenaan deze webpagina. Wij vragen je om in je motivatie aan te geven over welke competenties jij beschikt en hoe die een verschil gaan maken binnen onze organisatie.

Deze vacature is opengesteld voor externe kandidaten. Externe medewerkers die reeds bij ons werkzaam zijn krijgen voorrang in de wervingsprocedure.

Een antecedentenonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Toos Groeneweg van Publieksdienstverlening ( +31 6 21561092)
Over de organisatie

De moderne, transparante uitstraling van het glazen gemeentehuis van Gemeente Alphen aan den Rijn weerspiegelt de ambitie van de organisatie en verwelkomt de inwoners op een open en gastvrije manier.

meer over Gemeente Alphen aan den Rijn >
Adres
Stadhuisplein 1
2405 SH Alphen aan den Rijn

Gerelateerde vacatures