Gemeente Alphen aan den Rijn

Officemanager tbv Juridische Zaken

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • Alphen aan den Rijn
  • 24 uur
  • 2170 - 3176

Vacature

Ben jij die ondersteunende administratieve duizendpoot die op breed terrein werkzaam wil zijn? Word jij enthousiast van het juridische vakgebied? Wil jij graag werken in een omgeving waar geen dag hetzelfde is? Solliciteer dan naar deze functie!

Wat ga je doen?

Bij de energieke en enthousiaste teams JZI-Inwoners en JZI-Ruimte zoeken we een officemanager die zich met name zal richten op het beheer van de agenda's van de teamleiders, het maken van verslagen/notulen van diverse overleggen, het uitzetten van acties naar aanleiding van de overleggen, het zorgdragen voor de administratieve en logistieke voorbereiding en begeleiding van overleggen en bijeenkomsten, het verzorgen van de inkomende en uitgaande post, het verwerken van facturen, het aanmaken van verplichtingen, het afhandelen van telefoongesprekken, het administratief begeleiden van het besluitvormingsproces en het ontvangen van bezoekers.

Met veel drive stort jij je op het corresponderen met interne en externe betrokkenen, op het bewaken van processen en op het registreren van aansprakelijkstellingen.

Daarnaast bijt je je graag vast in het ondersteunen van de teamleiders vanuit een proactieve en signalerende rol.

Bij de teams JZI-Inwoners en JZI-Ruimte zorgen we o.a. voor de behandeling van bezwaarschriften, voor procedures bij de rechtbank, voor juridische adviestrajecten voor het concern, voor privacy en integriteit en voor inkoop en aanbestedingen. Dat doen we binnen die teams van ruim 20 collega's per team.

Je kan tijdens een crisissituatie worden opgeroepen om een functie binnen de crisisorganisatie te vervullen. Dit betekent dat tijdens een crisis jouw reguliere werk ondergeschikt is aan het werk voor de crisis.

Wie zijn wij?

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren toonaangevende dienstverlening en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Je zit binnen onze organisatie altijd in een thuisteam met vakcollega's en een teamleider. Een groot aantal collega's werkt aan maatschappelijke opgaven in uiteenlopende vakgebieden. Je krijgt bij ons de kans om op basis van je talent ingezet te worden voor die opgaven en deel uit te maken van diverse samengestelde teams.

In verband met covid-19 werken we zoveel mogelijk thuis. In de toekomst hebben we een hybride vorm van werken voor ogen, waarbij we het beste van beide vormen combineren namelijk een deel thuis voor taken die concentratie vragen en een deel op kantoor om te ontmoeten, voor overleg en teambuilding.

Wie ben je?

In een veranderende omgeving weet jij jouw creativiteit, klantgerichtheid en zelfstandigheid te combineren met flexibiliteit, resultaatgerichtheid en een pragmatische insteek. Je steekt graag je handen uit de mouwen als officemanager, je weet vraagstukken met lef en verantwoordelijkheidsgevoel op te lossen, je bent accuraat in het werk en je gaat daarin graag de samenwerking aan met je collega's in de ondersteunende functies. Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.

Je voelt je verantwoordelijk voor je werk, de producten van de teams JZI en de organisatie.

Je bent handig met een computer, met name met Microsoft Office 365, Outlook, Word, Excel en Teams. Daarnaast weet je om te gaan met een document-volg-systeem (Djuma). Kennis van de programma's iBabs en Key2Financiën is een pré.

Je hebt een relevante opleiding (minimaal MBO) met succes afgerond. Je hebt minimaal 2 jaar ervaring met secretariële werkzaamheden bij voorkeur binnen de publieke overheid. Tot slot weet je discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.

Bovendien verwachten we dat je je herkent in de identiteit van onze organisatie die we hierboven omschrijven.

Werkervaring: 1-3 jaar

Opleiding: MBO

Wat bieden wij?

Deze functie is gewaardeerd in schaal 7 en betreft de HR21-functie van Medewerker Administratief & secretarieel II Afhankelijk van competenties en ervaring bieden wij een salaris van minimaal € 2.170,-en maximaal € 3.176,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.

Tevens bieden wij een Individueel Keuze Budget van 17,05%. Je beheert dit budget zelf en je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit (of een deel hiervan) te laten uitbetalen, vakantie uren van te kopen of in te zetten voor je eigen ontwikkeling.

Onze visie en cultuur zie je terug in onze manier van werken, ons transparante gemeentehuis en dynamische werkomgeving. We hebben flexibele werkplekken en een werkcafé; dé plek voor een inspirerend werkoverleg en toevallige ontmoetingen.

Verder bieden we je diverse opleidingsmogelijkheden zodat je jouw potentie verder kunt ontwikkelen. Kijk voor meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden op https://www.werkenbijalphenaandenrijn.nl/arbeidsvoorwaarden

Meer weten?

Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Ivar Leuven, teamleider van het team JZI-Ruimte bereikbaar op telefoonnummer 06-45110295 .

Interesse?

Voel jij je aangesproken? Dan zien we je korte motivatie en cv graag tegemoet. Een motivatie op een andere creatieve methode die bij jou past mag ook. Solliciteren kan t/m 23-01-2022 o.v.v vacaturenummer 21-136 via de solliciteerknop bovenaan deze webpagina. Wij vragen je om in je motivatie aan te geven over welke competenties jij beschikt en hoe die een verschil gaan maken binnen onze organisatie.

Deze vacature is opengesteld voor externe kandidaten. Externe medewerkers die reeds bij ons werkzaam zijn krijgen voorrang in de wervingsprocedure.

Een antecedentenonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.

Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Ivar Leuven van Bedrijfsvoering ( +31 6 45110295)
Over de organisatie

De moderne, transparante uitstraling van het glazen gemeentehuis van Gemeente Alphen aan den Rijn weerspiegelt de ambitie van de organisatie en verwelkomt de inwoners op een open en gastvrije manier.

meer over Gemeente Alphen aan den Rijn >
Adres
Stadhuisplein 1
2405 SH Alphen aan den Rijn

Gerelateerde vacatures