Port of Amsterdam

Bestuursondersteuner

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • AMSTERDAM
  • 36 - 36 uur
  • 2830 - 4168
  • HBO

Vacature

Wat doe je? 

  • 40% Vergaderingen faciliteren, voorbereiden, verslagleggen en uitwerken
  • 30% Overige secretariële werkzaamheden
  • 15% Intern overleg
  • 10% Kwaliteit- en procesbewaking
  • 5% Extern overleg

Vacature 

Als Bestuursondersteuner bij Port of Amsterdam ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de werkzaamheden van de bestuurssecretaris, de directie en de raad van commissarissen (RvC). Het faciliteren van het wekelijkse directieoverleg is een belangrijk onderdeel van jouw werk, net als de voorbereiding, verslaglegging en uitwerking hiervan. Je beheert de agenda van het directieteam en bent verantwoordelijk voor de bijbehorende, digitale correspondentie. Daarnaast beheer je het besluiten- en notulenregister van het directieteam, en coördineer je vergaderingen van bijvoorbeeld de RvC. Tevens is relatiemanagement belangrijk: je hebt een poortwachtersfunctie namens het directieteam en onderhoudt contact met interne stakeholders over directiezaken. Ook heb je contact met externe partijen, bijvoorbeeld met de RvC en gemeente Amsterdam over onder andere het inplannen van vergaderingen. Een ander overkoepelend aspect van je baan is kwaliteit- en procesbewaking: je houdt alle operationele zaken rondom vergaderingen goed in de gaten, analyseert hoe dit beter kan en komt het voorstellen. Om deze baan optimaal te kunnen uitvoeren, is het belangrijk dat je inzicht hebt in de governance bestuurlijke verhoudingen tussen de directie, de raad van commissarissen en de aandeelhouder. Je kunt met vertrouwelijke informatie omgaan en bewaart rust en overzicht. 

"Als je het leuk vindt om in een klein team te werken en je goed vertrouwelijke informatie voor je kunt houden, en je het interessant vindt om te notuleren over ingewikkelde onderwerpen, dan is dit een baan voor jou." 

Agenda 

"Op een leuke werkdag woon je de directievergadering bij en pak je, samen met je team, andere werkzaamheden op." 

"Tijdens een mindere dag laat een commissaris weten dat hij onverwachts niet bij de RvC-vergadering van aankomende week kan aansluiten. Dan moet je meteen op zoek naar een oplossing of alternatieve vergaderdatum, wat ook weer uitdagend is." 

Voorbeeld uit de praktijk 

"Je hebt zojuist een directievergadering gehad. Wat zijn de vervolgstappen?" 

Je doet verslag van directievergaderingen die wekelijks plaatsvinden. Soms komen hier ingewikkelde agendapunten voorbij. Het is belangrijk dat je dit op inhoudelijk gebied kunt volgen, maar soms ontkom je er niet aan om na afloop van de vergadering om extra uitleg of informatie te vragen bij een collega. Het is namelijk jouw verantwoordelijkheid om de notulen helder en overzichtelijk uit te werken. Ook zorg je ervoor dat alle verslagen en besluiten goed worden gearchiveerd. 

Groeipad 

Port of Amsterdam biedt veel ruimte om te ontwikkelen en te groeien. Niet alleen als medewerker, maar ook als persoon. Ze denken met je mee, bieden de kans om je vaardigheden te ontwikkelen en diverse (vak)gebieden te ontdekken. Via het interne opleidingssysteem, TipTrack, kun je diverse cursussen en opleidingen volgen. Ook krijg je jaarlijks een persoonlijk ontwikkelbudget van € 2000,-. Kortom: doorgroeien vinden we belangrijk bij Port of Amsterdam. Daarom wordt deze vacature ook intern gepubliceerd; bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat. 

Werken bij Port of Amsterdam 

Port of Amsterdam is de vierde haven van West-Europa en verantwoordelijk voor de ontwikkeling, exploitatie en het beheer van de Amsterdamse havenregio. De haven van Amsterdam maakt deel uit van de grootste ‘airport-seaport-city’-combinatie in Europa. Daarmee is het een belangrijke motor voor de regionale en nationale economie. Port of Amsterdam is een Port of Partnerships: samen met partners werken ze aan een haven die steeds meer waarde oplevert voor klanten en omgeving, maar nemen ook het voortouw in de verduurzaming van de haven. Het bedrijf is al enige tijd in ontwikkeling van een verticaal naar een horizontaal georiënteerd bedrijf, om zo meer wendbaar te worden en beter in te  kunnen spelen op de steeds sneller veranderende omgeving. Talenten tot hun recht laten komen, plezier in het werk, verantwoordelijkheid en vertrouwen krijgen, sneller tot resultaat komen, succes vieren. Het zijn allemaal metrics waarop wordt gestuurd om deze verder te ontwikkelen. 

Wat is vereist? 

  • HBO werk- en denkniveau
  • Ervaring met verslaglegging op boardroomniveau
  • Minimaal 4 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
  • Groot verantwoordelijkheidsgevoel, goed kunnen prioriteren en plannen
  • Je bent omgevingsbewust, klantgericht en resultaatgericht
  • Je beheert de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift

Wat krijg je? 

  • €2.830 - €4.168 bruto p/m (o.b.v. een 36-urige werkweek)
  • 13e maand, levensloopbijdrage, bijdrage ziektekosten, garantietoelage
  • 36-urige werkweek (in overleg 32 uur)
  • 22 vakantiedagen (+ feestdagen, waaronder Goede Vrijdag, 1 en 5 mei), feestdagencompensatie
  • Persoonlijk ontwikkelbudget van € 2.000,-
  • Individueel keuzebudget per 01-01-2022
  • Telefoon en Surface-laptop
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Thuiswerkplek en thuiswerkvergoeding
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met van ( )
Adres
De Ruijterkade 7
1013 AA AMSTERDAM

Gerelateerde vacatures