Gemeente Woerden

Bestuurs- en Directiesecretaresse

Solliciteer uiterlijk woensdag 8 december, 2021
  • Woerden
  • 32 - 36 uur
  • 1934 - 3176
  • HBO · MBO · MBO+

Vacature

Werken voor Woerden en Oudewater: WOW!

Team  Bestuurs- en Directiesecretariaat zoekt een Bestuurs- en Directiesecretaresse

-       32 tot 36 uur          – functieschaal 7 –

5 redenen waarom jij als directiesecretaresse wilt werken bij de gemeente Woerden:

  • In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust.  
  • Jij bent een belangrijke schakel tussen directie, bestuur, de organisatie én inwoners.
  • Veel ruimte voor jouw frisse blik en expertise.
  • Jij werkt mee aan de ontwikkelslag van het team.
  • Onbeperkt volgen van opleidingen en trainingen bij de groene hart academie.


De functie

Jij werkt voor de directie en voor één of meer directieleden en/of bestuurders individueel en je levert een belangrijke bedrage aan het vlot verlopen van zijn of haar dag. Jij schakelt vlot tussen complexe taken, werkt nauw samen en hebt een grote mate van eigen verantwoordelijkheid.

Je dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de wethouders en directie.

Zoals:

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder/directeur, klopt van A tot Z;
  • Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hier naar handelen;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
  • Zelfstandige behandeling e-mail van de wethouders/directieleden;
  • Je helpt mee in het proces rondom de directie- en collegevergaderingen, in samenwerking met de algemeen directeur en directiesecretaris help je bijv. de vergaderingen van de directie voorbereiden en afhandelen;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Vervanging van collega’s van team BDS bij afwezigheid;
  • Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige en representatieve taken;
  • (Mede)verantwoordelijk voor de uitvoering van de Kabinetszaken.


Het team en de organisatie

Wij zijn het bestuurs- en directiesecretariaat (BDS) onderdeel van het domein bedrijfsvoering en de ondersteunende kracht achter de colleges van B&W en de directieleden van Woerden en Oudewater. Het team bestaat uit 7 enthousiaste medewerkers en er heerst een collegiale, energieke dynamiek.  Samen zijn we verantwoordelijk voor het eindresultaat; een goed lopend secretariaat met tevreden klanten en gebruikers!

Team BDS is momenteel bezig met een ontwikkelslag er is dus ook ruimte om zaken te signaleren, op te pakken en te verbeteren. Sterker nog: we verwachten van jou dat je altijd kijkt waar het beter kan en dat oppakt of bij de juiste mensen neerlegt.Wij werken met het principe ‘kies je werkplek bewust’. Als secretaresse ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je een deel van je tijd letterlijk rondom het bestuur van de gemeente. Vaak in het gemeentehuis Woerden, soms in Stadskantoor Oudewater en een deel van je tijd thuis. We houden hierbij graag rekening met jouw wensen.

Wij werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden: WOW! Hoe dat gaat lees je op https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Wat neem je mee?

Competenties

Jij bent zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een politiek / bestuurlijke omgeving. Hierdoor ben je snel zelf startend!  Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je ook goed de verbinding met het team te vinden. Jij hebt organisatorisch inzicht,  je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving. Jij bent representatief, kan goed prioriteren en met jouw servicegerichte houding ben jij pas tevreden als de klant dat is! Daarnaast heb jij de WoW factor! Nieuwsgierig wat dit is? Ook hierover kun je meer lezen op onze website.

Kennis en ervaring

  • Meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied.
  • Ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving is een sterke pré .
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift. 
  • Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel.


Wat krijg je terug?

Bij de gemeente Woerden hebben wij oog voor jou. Als professional maar ook als individu. De sfeer is innovatief, dynamisch en persoonlijk.  In onze gemeente krijg je vrijheid om hier de invulling aan te geven die bij jou het beste past. Bijvoorbeeld door het nieuwe werken, wat plaats en tijd onafhankelijk is.  

Concreet bieden we het volgende:

  • Een salaris van minimaal €1934,- (aanloopschaal 6) en maximaal €3176,- (functionele schaal 7) op basis van 36 uur.
  • Een Individueel Keuze Budget van 17,05%.
  • Bij goed functioneren, krijg je na een jaar een vast contract.
  • Een iphone 8, laptop, een thuiswerkvergoeding en een vergoeding voor de inrichting van je thuiswerkplek.
  • Een goede balans tussen werk en privé en de mogelijkheid om een deel van je tijd vanuit huis te werken.
  • De mogelijkheid om gebruik te maken van onze Groene Hart Academie, interne opleidingen en trainingen te volgen, deel te nemen aan projectgroepen of gebruik te maken van onze interne coachpool. Ook hebben wij een erg leuke personeelsvereniging!


De sollicitatieprocedure

  • Met vragen kun je contact opnemen met Monique de Wit (0348428810 )
  • Reageren kan tot 08-12-2022 door jouw cv mét motivatie te sturen naar sollicitaties@woerden.nl
  • Binnen twee weken na sluiting van de vacature laten wij jou weten of we met je verder gaan in deze procedure.
  • Als we met jou in gesprek gaan vinden de eerste gesprekken plaats op donderdag 16-12-2021.
  • Als jij de kandidaat bent die bij ons in dienst gaat treden bespreken we telefonisch het arbeidsvoorwaardelijke aanbod.
  • Wanneer je bij ons start volg je een introductieprogramma om je wegwijs te maken binnen onze gemeente.


 


  

Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Nanda Goejer van Woerden ( 14 0348)
Over de organisatie

Je hebt te maken met twee besturen: het gemeentebestuur van Oudewater en het gemeentebestuur van Woerden. We werken samen voor ruim 60.000 inwoners. We maken interactief beleid: met onze inwoners én ondernemers zorgen we voor co-creatie! Wil jij hier een actieve bijdrage aan leveren? Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart. Een korte lijn naar je werkplek en dat geldt ook voor de werkvloer. De gemeente Woerden kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

meer over Gemeente Woerden >
Adres
Blekerijlaan 14
3447 GR Woerden

Gerelateerde vacatures