Gemeente Leeuwarden

Secretarieel Adviseur SSC

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • 20 - 28 uur
  • MBO

Vacature

Wat ga je doen
Het Shared Servicecentrum (SSC) is op zoek naar twee Secretarieel Adviseurs SSC.

Wij zijn op zoek naar twee ervaren Secretarieel adviseurs SSC voor 20 tot 28 uur per week, voor de duur van één jaar met kans op verlenging. De werkdagen zijn in ieder geval vastgesteld op dinsdag en vrijdag.

Als Secretarieel adviseur SSC verleen je inhoudelijke, secretariële, administratieve, procesmatige, facilitaire en algemene ondersteuning voor zowel de afdeling SSC als voor het Sociaal Domein Fryslân en de Ondernemingsraad.

Jouw werkzaamheden:

Ondersteuning management
  • Het onderhouden van contacten en maken van afspraken;
  • Vraagbaak functie;
  • Het kunnen af doen van vragen die toelichtend van aard zijn;
  • Voorbereiding van, ondersteuning bij en verwerking van vergadering(en).
  • Verricht ondersteunende werkzaamheden i.r.t. projecten en/of commissies;
  • Je bent proactief en signaleert knelpunten in de afhandeling en doet verbetervoorstellen.
Ondersteuning Ondernemingsraad
  • Het onderhouden van contacten en maken van afspraken;
  • Voorbereiding van, ondersteuning bij en verwerking van vergadering(en);
  • Verzorgen van een accurate verslaglegging;
  • Het bewaken van actiepunten en de signalering hierop;
  • Verwerken van correspondentie en archivering hiervan;
  • Uitwerken van adviezen en besluiten.
Ondersteuning Sociaal Domein Fryslân
  • Het onderhouden van contacten en maken van afspraken;
  • Vraagbaak functie;
  • Het kunnen af doen van vragen die toelichtend van aard zijn;
  • Voorbereiding van, ondersteuning bij en verwerking van vergadering(en).
Uitvoerende werkzaamheden
  • beheert agenda's en telefonische bereikbaarheid;
  • organiseert de logistiek rond afspraken (accommodatie, catering, overige faciliteiten);
  • ontvangt en begeleidt bezoekers;
  • concipieert/verwerkt teksten en geeft deze vorm;
  • behandelt inkomende en uitgaande post;
  • plannen opleidingen SSC Academie / gemeente brede opleidingen en regelen bijbehorende faciliteiten.

Wie ben jij
  • Je schakelt moeiteloos tussen de diverse werkvelden, werkzaamheden en beschikt over een proactieve werkhouding;
  • Je beschikt over een afgeronde mbo-opleiding;
  • Je beschikt over goede communicatievaardigheden zowel in woord als geschrift;
  • Je stelt hoge eisen aan zowel de kwantiteit als kwaliteit van je werk. Ook kun je goed anticiperen en meedenken;
  • Je hebt ervaring met notuleren en projectmatig werken;
  • Je bent een teamwerker, maar kan ook goed zelfstandig werken;
  • Je bent integer, representatief en accuraat;
  • Je bent goed in staat om te gaan met externe partijen;
  • Je bent bekend met het werken in een secretaresse poule.
Competenties:
Stressbestendig, Initiatief nemen, Samenwerken, Communiceren, Plannen en organiseren.

Waar ga je werken
Leeuwarden is de sociale, economische en culturele krachtbron voor Fryslân. Met ruim 124.000 inwoners de tweede hoofdstad van Noord-Nederland. Kantorenstad. Kennisstad. Provinciehoofdstad met een uitgebreid voorzieningenpakket. De gemeente Leeuwarden is een boeiende organisatie met zo'n duizend medewerkers. Zij geven vorm aan het bestuur, het beleid en de ontwikkeling van de stad.

Het Shared Servicecentrum (SSC) is een organisatieonderdeel binnen de gemeente Leeuwarden en volop in ontwikkeling. Verschillende werkzaamheden van dezelfde werksoort zijn of worden bij elkaar geplaatst in het SSC, waardoor we een professionele en efficiënte organisatie worden.
Het SSC biedt volop mogelijkheden om naast het optimaliseren van gemeentelijke processen invulling te geven aan de positie die we als hoofdstad van Fryslân en centrumgemeente binnen Fryslân willen innemen.
Het dienstverleningspakket van het SSC bestaat uit taken die noodzakelijk zijn voor het primaire proces. Het gaat hierbij om uitvoerende taken, project- en adviestaken op het gebied van interne dienstverlening, bedrijfsvoering, personeel en organisatie, informatiemanagement, financiële dienstverlening, communicatie en bestuur ondersteuning, informatiebeheer, juridische zaken en inkoop. De secretariële ondersteuning van de verschillende onderdelen van het SSC is ondergebracht bij het bedrijfsbureau.

Je gaat werken voor het SSC van de gemeente Leeuwarden. Binnen het secretariaat SSC werken wij op basis van een poule. Vanuit deze poule bieden wij onze dienstverlening aan voor de verschillende partijen.

Wat bieden wij
Wij bieden een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, maximaal €3.176,- (functieschaal 7, salarisschaal 1-10-2020) bruto per maand bij een 36-urige werkweek. Een jaarcontract met uitzicht op verlenging.

Een extra aantrekkelijke voorwaarde is het gebruik kunnen maken van 17,05% Individueel Keuzebudget (IKB) bovenop het bruto jaarsalaris. Naast een goed salaris biedt de gemeente Leeuwarden meer aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden aan. Denk hierbij aan flexibele werktijden, een laptop, mobiele telefoon, gunstig pensioenfonds, kortingen op diverse verzekeringen en korting op jouw fitnessabonnement. Daarnaast investeren we in jouw persoonlijke ontwikkeling d.m.v. diverse opleidings- en trainingsmogelijkheden. Je ideeën en initiatieven worden op prijs gesteld en je krijgt ruimte en vertrouwen om deze vorm te geven.

Belangstelling
Enthousiast geworden? Reageren op de vacature kan tot en met zondag 28 november 2021.
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op woensdagmiddag 1 december 2021.

Heb je vragen over de inhoud van de vacature, dan kun je contact opnemen met Astrid Kuipers, te bereiken via 058 233 9064.
Heb je vragen over de procedure dan kan je contact opnemen met het team werving en selectie, telefoonnummer 058 233 6164.

Wij letten niet op leeftijd, sekse, afkomst, kleur of geaardheid. Bij ons zijn het jouw kwaliteiten die tellen.
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Steven Jaasma van Gemeente Leeuwarden ( )
Over de organisatie

Leeuwarden is een dynamische, bruisende stad en de economische motor van Friesland. Gelegen in een groene en waterrijke omgeving, met meren en recreatiegebieden in de nabije omgeving. De Friese hoofdstad is een echte hofstad met een prachtig, historisch centrum, een schat aan rijksmonumenten, verrassende winkels en gezellige terrassen. Maar tegelijk met de modernste voorzieningen voor bewoners, studenten en ondernemers. En….in 2018 is Leeuwarden Culturele Hoofdstad van Europa. Leeuwarden een complete stad met 18 dorpen.

We zijn een energieke organisatie met een verscheidenheid aan boeiende vraagstukken. Met zo’n duizend medewerkers werken we in verschillende rollen en samenwerkingsverbanden aan de realisatie van de ambities van de stad en de uitvoer van diensten voor onze burgers.

meer over Gemeente Leeuwarden >
Adres
Oldehoofsterkerkhof 2
8911 DH Leeuwarden

Gerelateerde vacatures