Vereniging van Griffiers

Medewerker Bestuur & Directie

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • Den Haag
  • 28 - 28 uur
  • 2170 - 3176

Vacature

Plaats in de organisatie 

De VvG (www.griffiers.nl) verenigt vrijwel alle griffiers, lokaal en provinciaal, van Nederland. De vereniging heeft als doel het behartigen van de belangen van de griffier en de griffiemedewerkers en de verdere professionalisering van het vak. Dat gebeurt door samenwerking tussen het bureau en de leden die actief zijn in diverse commissies. 

De vereniging wordt bestuurd door een bestuur en de dagelijkse leiding van de vereniging is in handen van de directeur. Deze heeft de leiding over de uitvoerende werkzaamheden van de vereniging. De medewerker bestuur en directie valt direct onder de directeur en ondersteunt de directeur en de vereniging bij algemene administratieve en secretariële zaken en bij de ledenadministratie. Daarnaast zullen er voorkomende werkzaamheden zijn voor StatenlidNu, de vereniging van statenleden. 

Resultaatgebieden 

1. Secretariële en administratieve ondersteuning: 

  • Behandelen van de voor de vereniging en de directeur bestemde post; 
  • Aannemen - en evt. doorverbinden - van telefoongesprekken en het noteren/ doorgeven van berichten, het verstrekken van eventuele informatie aan de hand van beschikbare gegevens
  • Beheren van de agenda van de directeur en vervullen van een bufferfunctie; 
  • Administratief/organisatorisch voorbereiden van vergaderingen en andere bijeenkomsten; 
  • Notuleren van vergaderingen, opstellen van notulen, verslagen en actielijsten. 
  • Bewaken van de voortgang en afhandeling van besluiten en of actiepunten en opstellen van planningen; 
  • Op verzoek verzamelen en ordenen van gegevens over specifieke onderwerpen; 
  • Doen van voorstellen voor aanpassingen van de administratieve procedures; 
  • Opzetten en bijhouden van een werkarchief;
  • Naar eigen inzicht concipiëren van brieven en verzamelen en bewerken van (aanvullende) informatie; 
  • Beheren en bewaken van contracten; 
  • Ontvangen van bezoekers; 
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt van de directeur ten behoeve van in- en externe relaties.

2. Mail- en agendabeheer: 

  • Beheren van de agenda van de directeur en maken van afspraken; 
  • Beheren van de infomailbox van de vereniging, het beantwoorden van vragen en het doorsturen van de mail naar de betreffende personen.

3. Ledenadministratie. 

  • Actief beheren en up-to-date houden van de ledenadministratie; 
  • Verwerken van mutaties en doorgeven aan de relevante collega’s; 
  • Toetsing van de facturen/declaraties t.b.v. de externe administrateur;

4. Rol bij bijeenkomsten en Jaarcongres 

  • Mee-organiseren en faciliteren van fysieke en online-bijeenkomsten 
  • Deelname aan de congrescommissie en ondersteunen van de organisatie (zwaartepunt maand september) 

Speelruimte 

De medewerker bestuur en directie legt verantwoording af aan de directeur van de vereniging en verricht werkzaamheden binnen het kader van interne werkafspraken en administratieve voorschriften

Kennis en vaardigheden 

  • algemene vaktechnische kennis van administratieve en secretariële procedures en de administratieve organisatie 
  • inzicht in de werking en mogelijkheden van administratieve systemen en tekstverwerkingsprogramma’s 
  • goede beheersing van de Nederlandse taal 
  • kennis van het voeren van zakelijke correspondentie 
  • vaardig in het toegankelijk maken en bijhouden van archieven en werkdossiers 
  • vaardig in het verzamelen, ordenen en verwerken van informatie 
  • communicatieve vaardigheden 
  • klantgerichte en representatieve vaardigheden 
  • vaardig in het maken van verslagen 
  • vaardig in het te woord staan van derden voor het maken en afhouden van afspraken.

Competenties 

  • Accuratesse 
  • Collegialiteit 
  • Flexibiliteit 
  • Mondelinge communicatie 
  • Samenwerken 
  • Schriftelijke communicatie 
  • Bekendheid met het openbaar bestuur 

Netwerk 

  • Directeur en collega’s 
  • Bestuursleden 
  • Leden van de Vereniging; 
  • Medewerkers van gelieerde organisaties

Arbeidsvoorwaarden 

Het betreft een functie voor 28 uur per week. De functie wordt gewaardeerd in een schaal 7, inschaling is afhankelijk van ervaring en opleiding. De standplaats is Den Haag, er zijn mogelijkheden om vanuit huis te werken voor een deel van de tijd. 

Informatie & solliciteren? 

Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met Hester den Ouden, 06-1089657, of mailen naar hester.denoudsten@griffiers.nl Jouw sollicitatie, curriculum vitae en motivatiebrief, ontvangen wij graag z.s.m. maar uiterlijk voor 1 december aanstaande. Je kunt deze mailen naar secretariaat@gradusgroep.nl

Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met van ( )
Over de organisatie

De Vereniging van Griffiers is de beroepsorganisatie van alle griffiers in het openbaar bestuur in Nederland. Het belangrijkste doel van de vereniging is een kwalitatieve verbetering van het openbaar bestuur.

meer over Vereniging van Griffiers >
Adres
Schelpkade
2514KB Den Haag

Gerelateerde vacatures