Gemeente Haarlem

Managementassistent voor het bestuurssecretariaat

Solliciteer uiterlijk donderdag 28 oktober, 2021
  • Haarlem
  • 32 uur
  • 3591 - 3591
  • HBO

Vacature

  • Je bent verantwoordelijk voor (complex) agendabeheer en -planning intern en extern).
  • Je beheert de e-mail boxen van de wethouders en vormt samen met de bestuursadviseur en de communicatieadviseur het team rondom de wethouder. Verder werk je samen in een team van managementassistent.
  • Je notuleert staven direct in IBabs (korte verslaglegging + actie en besluitenlijst) + vult iBabs voor wat betreft agenda en stukken. De staven zijn allemaal op maandag. Dinsdag moet het verslag klaar zijn en nagekeken zijn door de bestuursadviseur.
  • Je bent aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie en houdt verbinding met de afdelingen en het bestuurssecretariaat.
  • Je beantwoordt en handelt interne en externe telefoontjes af.

Functie-eisen
  • Je hebt hbo werk- en denkniveau.
  • Je kunt goed notuleren (direct digitaal) en je hebt ervaring met Outlook, Word en IBABS, Whatsapp en social media.
  • Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en hebt affiniteit met de politieke arena. Enige interesse in de onderwerpen van het Fysiek Domein is een pré, zodat je afspraken en inkomende correspondentie goed kunt doorgronden.

Arbeidsvoorwaarden
  • In onze gemeente vinden we het belangrijk om te werken met een grote diversiteit aan mensen. Divers in onder andere cultuur, leeftijd, geaardheid, geslacht, mentale en fysieke gesteldheid en geloof. Op die manier willen we de kracht van diversiteit en talenten van medewerkers benutten om goede resultaten te behalen voor de inwoners van Haarlem en Zandvoort en creëren we een plek waar iedereen zich thuis voelt. • Het betreft portefeuille wethouder Meijs; Zorg, Welzijn, Volksgezondheid, Ouderen; Wonen; Cultuur voor 32 uur waarbij de werkzaamheden over de hele week plaatsvinden. • Een veelzijdige baan voor een enthousiaste, creatieve en gedreven collega in een stad waar innovatie wordt aangemoedigd en een organisatie waar maatschappelijk bewuste mensen met ambitie en talent zich thuis voelen. • Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 3.591, - bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime aanstelling in een 36-urige werkweek (exclusief 17,05% Individueel Keuze Budget). • De gemeente Haarlem biedt een goed pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden. Je kunt vakantiedagen kopen of verkopen. Er wordt volop ingezet op de ontwikkeling van de individuele medewerker binnen ons Talent- en Ontwikkelprogramma.
Wie zijn wij?
De afdeling Bestuur en Communicatie is de schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers van onze afdeling hebben altijd de buitenwereld op het netvlies. Zij zijn er om het gesprek met de stad en het dorp mede te initiëren en te faciliteren. De medewerkers op deze afdeling zijn de oren en ogen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Zij ondersteunen de colleges van Haarlem en Zandvoort. Zij signaleren als eerste wat de behoeften zijn van bewoners en ondernemers, waar de weerstand zit en waar de kansen liggen. Zij helpen de bestuurders en de organisatie om het gesprek aan te gaan met de Haarlemmers en Zandvoorters en denken mee hoe informatie op juiste manier en op het juiste moment bij de inwoners komt. En dat alles in begrijpelijke taal. Het bestuurssecretariaat zorgt ervoor dat het college van B&W optimaal wordt ondersteund in al haar werkzaamheden.

Contactinformatie
Solliciteren op bovenstaande vacature kan t/m 27 oktober 2021 via deze link. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Mels van Meggelen, Interimmanager Bestuursadvies en Directieondersteuning, Tel: 06-42920896. Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl
In verband met de Corona maatregelen worden de sollicitatiegesprekken digitaal gevoerd.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Werving & Selectie van Gemeente Haarlem ( )
Over de organisatie

Wil jij een bijdrage leveren aan een maatschappelijk betrokken, betrouwbare en professionele organisatie? Kom werken bij Haarlem! De organisatie kent verschillende rollen. Die van betrouwbare dienstverlener, professioneel opdrachtgever, deskundig regisseur en maatschappelijk bewuste werkgever. Om die rollen goed te kunnen vervullen, ontwikkelt de gemeente zich continu en geeft ruimte aan initiatief en innovatie. Werken voor Haarlem betekent ook werken voor 2 besturen: Haarlem en Zandvoort. We werken gebiedsgericht, met partners binnen en buiten de stad en in steeds wisselende netwerken. Stap binnen in een flexibele organisatie waar jij jouw talenten kan ontdekken, onderzoeken en ontwikkelen.

meer over Gemeente Haarlem >
Adres
Zijlvest 39
2011 VB Haarlem

Gerelateerde vacatures