Gemeente Lansingerland

Specialist Informatiebeheer

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • Bergschenhoek
  • 36 uur
  • 2484 - 3591
  • HBO

Vacature

Gemeente Lansingerland is aan het groeien! Heb jij een sterk analytisch vermogen en aantoonbare werkervaring binnen informatiebeheer? Dan zijn wij op zoek naar jou!


Specialist Informatiebeheer


 (36 uur)


 


Wie ben je?

  • Je functioneert op minimaal HBO werk- en denkniveau;
  • Kennis van- en ervaring met Corsa van BCT en Zaaksysteem is een pré;
  • Je hebt veel kennis en ruime aantoonbare ervaring op het gebied van de archivering en archiefvernietiging. Je bent bekend met relevante wet- en regelgeving en bent op de hoogte van ontwikkelingen in het vakgebied. Bij voorkeur heb je de opleiding VVA succesvol afgerond.
  • Kennis rondom zaakgericht werken is een pré en je hebt ervaring in het coachen en begeleiden van medewerkers;
  • Met jouw helicopterview weet je boven de dagelijkse inhoud uit te stijgen en zie je feiten en problemen in een breder verband;
  • Je bent in staat om soepel te schakelen tussen de verschillende taakonderdelen die horen bij de functie. Daarnaast kun je goed omgaan met weerstand, durf je grenzen op te zoeken en vind je creatieve oplossingen op de inhoud;
  • Je bezit competenties als organisatiebewustzijn, zelfstandigheid, omgaan met details, nauwkeurigheid, klantgerichtheid, verantwoordelijkheid, schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, en je bent in staat om doelgericht samen te werken met collega’s van diverse teams.

 


Wat ga je doen?

  • Jij ben een doorgewinterde informatiebeheerder met ruime ervaring op het gebied van archiefbeheer en -bewerking. Je bent verantwoordelijk voor selectie, vernietiging, ordening, toegankelijk maken en overbrengen van het archief, zowel fysiek als digitaal, en je bent gesprekspartner voor het Stadsarchief.
  • Samen met de andere specialisten geef je vorm aan het kwaliteitssysteem. Vanuit informatiebeheer lever je input bij het inrichten en onderhouden van werkprocessen in het Zaaksysteem en voert regie op andere informatiesystemen.
  • Je bent medeverantwoordelijk voor het opstellen van richtlijnen en kaders voor archief- en informatiebeheer. Ook richt je hiervoor werkprocessen in en evalueert deze.
  • In de organisatie ben jij aanspreekpunt voor archiefbeheer, signaleer je kansen en knelpunten, adviseer je op operationeel niveau en neem je deel aan projecten. Met jouw brede ervaring begeleid en coach je je collega’s.


Als specialist informatiebeheer werk je samen met de collega’s van het team aan de gezamenlijke doelstelling en heb je drie resultaatgebieden: 1) Informatie-/archiefbeheer, 2) kwaliteitsborging en –optimalisatie, 3) begeleiding en advisering:

Resultaatgebied 1: informatie-/archiefbeheer

  • Komt tot overdracht en openbaarmaking van het fysiek en digitaal archief en brengt deze over naar de archiefbewaarplaats en het e-depot.
  • Stelt vernietigingslijsten op en brengt deze in procedure. Komt tot vernietiging.
  • Komt tot het incidentenbeheer van het semi statisch archief.
  • Heeft toegang tot alle vertrouwelijke dossiers en weegt af vertrouwelijke dossiers af of gegevens gedeeld kunnen worden.
  • Bereidt voor, begeleidt en wikkelt de archiefinspectie af.
  • Houdt lokale ontwikkelingen bij om plaatselijke omstandigheden te kunnen bepalen, ten behoeve van de hotspotmonitor.
  • Draagt zorg voor en adviseert over het vormen van dossiers met grote complexiteit of hoge mate van vertrouwelijkheid.
  • Verzorgt de maandelijkse substitutie (fysieke vernietiging en opstellen akte).
  • Complementeert dossiers en werkt achterstanden in het archiefbeheer weg.



Resultaatgebied 2: kwaliteitsborging en -optimalisatie

  • Stelt voor het handboek kwaliteitscontrole controlelijsten en instructies op. Bepaalt de steekproeven voor controles in het Zaaksysteem.
  • Verricht brede complexe kwaliteitscontroles (controle metadataschema). Signaleert afwijkingen en werkt verbetervoorstellen uit.
  • Richt werkprocessen voor wat betreft archivering en vernietiging in en evalueert deze.
  • Beheert het Documentair Structuur Plan in de I-Navigator en verwerkt recente werkprocessen aan de hand van nieuwe wet- en regelgeving en overige mutaties.
  • Verricht interne audits op informatiesystemen in kader van informatiebeheer.
  • Neemt deel aan periodieke lokale overleggen met informatiebeheer medewerkers van andere gemeenten en het Stadsarchief.
  • Bevordert de eigen kennis en inzicht op het vakgebied.
  • Onderzoekt mogelijke verbeteringen in werkwijzen en -processen. Bespreekt deze met de senior adviseur en medewerkers informatiebeheer.
  • Vertegenwoordigt het cluster Informatiebeheer of levert vakinhoudelijke input bij projecten in de organisatie.
  • Stelt mede op van richtlijnen en kaders voor (digitaal) archief- en informatiebeheer.


Resultaatgebied 3: begeleiding en advisering

  • Heeft een ambassadeursfunctie in informatiebeheer en is aanspreekpunt in de organisatie.
  • Signaleert behoeften op het gebied van informatiebeheer in de organisatie en geeft in
  • samenwerking met de stakeholders en senior adviseur mogelijke oplossingen vorm.
  • Adviseert over informatiebeheer op operationeel niveau.
  • Is gesprekspartner bij de implementatie van nieuwe informatiesystemen.
  • Adviseert het college over openbaarheidsbeperkingen op archiefbescheiden.
  • Voert operationele coördinatie op uitbestede taken in het kader van informatiebeheer.
  • Is sparringpartner voor collega’s binnen het team I&Dcluster I&A en functioneel beheer.
  • Begeleidt en adviseert bij complexe vraagstukken over archivering.
  • Begeleidt collega’s bij veranderingsprocessen op het gebied van informatie- en archiefbeheer.



Waar kom je te werken?

Lansingerland is een gemeente met ambitie. Altijd in beweging! In het hart van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag bieden drie levendige kernen Berkel en Rodenrijs, Bergschenhoek en Bleiswijk en de buurtschappen Rotte en Kruisweg woon- en leefcomfort aan een jonge sportieve bevolking. In Lansingerland staan de inwoners centraal en bouwen wij samen aan een samenleving waarin mensen veilig wonen, werken en recreëren. Dat blijft niet onopgemerkt. Veel jonge gezinnen en bedrijven kiezen voor Lansingerland, een gemeente in ontwikkeling met een bloeiend verenigingsleven, veel groen, een dorps karakter en dicht bij de stad. Ook economisch telt Lansingerland mee: de Greenport Lansingerland is hét innovatieve kenniscentrum voor hightech-agrobusiness en ontwikkelt zich steeds meer als logistiek centrum. In Lansingerland doet iedereen mee en is er volop kans voor ontwikkeling.


Je werkt vanuit het domein Bedrijfsvoering in het team Informatievoorziening & Digitalisering. Het team heeft ongeveer 25 FTE en bevat de volgende werkgebieden: ICT, Servicedesk, projecten I&D, applicatiebeheer, GEO informatievoorziening en documentaire informatievoorziening. Op alle werkgebieden zijn veel interessante ontwikkelingen, zoals op het gebied van digitalisering, tijd en plaats onafhankelijk werken en het optimaal zaakgericht werken. Je komt te werken in een team van enthousiaste collega’s die met veel inzet en betrokkenheid actief zijn in het informatiebeheer van de gemeente. Je krijgt bij ons de ruimte om nauw samen te werken met collega’s zowel binnen als buiten het team.


Wat kan je van ons verwachten?

Maatwerk, uitdaging en ontwikkeling zijn kernwoorden in ons personeelsbeleid. We hebben een informele en collegiale werksfeer, waarin het samen werken aan topkwaliteit dienstverlening voor onze inwoners centraal staat. Je krijgt ruime ontplooiingsmogelijkheden en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een individueel keuzebudget van 19,25% van het jaarsalaris (inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering en in te zetten voor verschillende doelen waaronder verlof), variabele werktijden en uitgebreide cursus- en trainingsmogelijkheden.

Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met een proeftijd van 1 maand. Na dit jaar kan de tijdelijke arbeidsovereenkomst verlengd worden of worden omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.

De generieke functienaam is medewerker documentbeheer C en de functie is gewaardeerd in salarisschaal 8 (min. € 2.484,- max. € 3.591,-  bruto per maand bij een 36-urige werkweek). Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring.

De generieke functie is op dit moment medewerker documentbeheer C met een functiewaardering in salarisschaal 8. Als gevolg van een functieherwaarderingstraject wijzigt de functie mogelijk. Inschaling vindt plaats op basis van opleiding en ervaring èn in de correcte functieschaal op basis van het te verwachten OR-advies.


Wil je meer weten?

Wil je je nog verder verdiepen in de gemeente Lansingerland kijk dan op www.lansingerland.nl. Om een completer beeld te krijgen over het werken bij gemeente Lansingerland nodigen we je uit om rond te kijken op onze jobsite www.werkeninlansingerland.nl.

Heb je nog vragen over de functie of de afdeling dan kun je contact opnemen met Martin Buitelaar, teammanager. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Jack Verbeek, corporate recruiter. Beiden zijn bereikbaar via telefoonnummer 14 010.



Enthousiast geworden?

Dan zijn wij benieuwd naar je sollicitatiebrief en curriculum vitae. Je kunt via onze jobsite tot en met 2 mei www.werkeninlansingerland.nl rechtstreeks solliciteren bij de gemeente Lansingerland. Je ontvangt altijd direct een ontvangstbevestiging van je sollicitatie. Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.


Als ambtenaar heb je een bijzondere verantwoordelijkheid. Daarom vragen we voor iedere nieuwe collega een Verklaring Omtrent het Gedrag aan en legt iedere nieuwe medewerker aan het begin van de aanstelling de ambtseed/belofte af.


 


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Jack Verbeek van Gemeente Lansingerland ( 0620460900)
Over de organisatie

Lansingerland is een dynamische gemeente in het hart van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag, bestaande uit de kernen Berkel en Rodenrijs, Bergschenhoek en Bleiswijk. De gemeente kenmerkt zich door mooie woonwijken en goede voorzieningen zoals winkels, scholen, sportaccommodaties en recreatiemogelijkheden en een rijk verenigingsleven. Gemeenschapszin, ondernemerschap en duurzaamheid bepalen daarbij onze identiteit. Lansingerland is als Greenport hèt kenniscentrum voor high tech agrobusiness en ontwikkelt zich steeds meer als logistiek centrum. Ruim 250 hectaren zijn gereserveerd voor innovatieve en recreatieve bedrijven (meer dan in buurstad Rotterdam). De gemeente Lansingerland heeft meer dan 60.000 inwoners. Er wordt nog volop gebouwd. Het college heeft vijf speerpunten benoemd: financiën op orde; kansen creëren en benutten bij de verkoop van gronden voor bedrijven en woningen; gezonde en krachtige samenleving; realistisch duurzaam; en anders besturen met wijkgericht werken en slim organiseren. Deze speerpunten vormen het hart van het beleid. Voor onze dynamische gemeente zoeken wij een energieke collega die ‘out of the box’ kan denken en houdt van uitdagingen. Voor onze afdeling BIF zoeken wij een

meer over Gemeente Lansingerland >
Adres
Tobias Asserlaan 1
2662 SB Bergschenhoek

Gerelateerde vacatures