Gemeente Woerden

Management Ondersteuner

Deze vacature is gesloten. Je kunt niet meer solliciteren.
  • Woerden
  • 20 uur
  • 1934 - 3176
  • MBO · MBO+

Vacature

Toevoegen aan favorieten

De domeinen Ruimte en Informatievoorziening zijn op zoek naar een Management Ondersteuner (20 uur; te verdelen over 2,5 dag tot 5 dagen).

Ben jij een flexibel organisatietalent en breng jij rust, structuur en overzicht? Kijk jij met frisse blik en enthousiasme proactief vooruit? Denk jij in oplossingen en zie je de verbinding tussen dat wat er speelt?

Wat ga je doen?

In een dynamische en uitdagende omgeving zorg jij voor planning, overzicht en rust. Van ad hoc werkzaamheden krijg jij energie en jouw positieve persoonlijkheid past goed binnen het team.

Als management ondersteuner zet je jouw organisatietalent in ter ondersteuning van 4 teammanagers. Jij bent de solide basis van de teammanagers en weet ze door jouw proactieve, ontzorgende houding telkens weer te verrassen! 

Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruit kijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt.  

Je hebt een afwisselend takenpakket:

Agenda en email beheer

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
  • Verbanden leggen tussen de e-mail van de managers en de agenda’s en hier proactief naar handelen.


Ondersteuning bij (personeels) administratie

  • Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
  • Aan- en afmelden van personeel.  
  • Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
  • Ondersteunen manager bij aanvraag vrije dagen, declaratie, ziek-/betermelding.
  • Maken van vakantieplanningen.
  • Facturen voor-accorderen.
  • Abonnementenbeheer.


Overige taken

  • Representatie bij jubilea, afscheid, e.d.
  • Organiseren van teamdagen.
  • Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en verzorgen voorzieningen.
  • Samenwerking en onderlinge vervanging met overige management ondersteuners.
  • Verdere voorkomende taken.


Wie zijn wij?

Binnen de organisatie die werkt voor de gemeenten Woerden en Oudewater werken we samen in 6 domeinen, waaronder verschillende teams vallen. Als management ondersteuner ontzorg je de teammanagers van een domein. Wij zoeken een managent ondersteuner voor de teams Ruimtelijk Beleid & Projecten, Ruimtelijke Plannen, Vastgoed en Gegevensbeheer.

We werken voor twee gemeentebesturen, Oudewater en Woerden: WOW! Hoe dat gaat, lees je op https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Wat neem je mee?

Competenties

Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, zelf startend en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en nog te maken to do lijstjes. Hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving.

Maar je bent ook samenwerkend, proactief en ondernemend. Je durft dingen naar je toe te trekken; “Kom maar op!” Met frisse blik en enthousiasme zoek jij de samenwerking op om tot een optimaal resultaat te komen. Je bent stressbestendig, flexibel en verliest nooit het overzicht.

Jij bent iemand die in oplossingen denkt en ook nog eens stressbestendig is. Kortom, een rots in de branding!

Kennis en ervaring

  • Een relevante afgeronde MBO+ opleiding, bij voorkeur Schoevers.
  • Meerdere jaren ervaring als management ondersteuner van meerdere managers is een eis.
  • Ervaring binnen een gemeente is een grote pré.
  • Ervaring met het werken met verschillende applicaties (Decos / Join en Key2Financieën zijn een grote must).
  • Zeer ervaren met MS Office.
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.


Ook heb jij de WoW factor! Nieuwsgierig wat dit is? Ook hierover kun je meer lezen op onze website.

Wat krijg je terug?

Bij de gemeente Woerden hebben wij oog voor jou. Als professional, maar ook als individu. De sfeer is innovatief, dynamisch en persoonlijk.  In onze gemeente krijg je vrijheid om hier de invulling aan te geven die bij jou het beste past. Bijvoorbeeld door het nieuwe werken, wat plaats en tijd onafhankelijk is.  

Concreet bieden we het volgende:

  • Een salaris van minimaal € 2.149,-  en maximaal € 3.145,- (schaal 7)  op basis van 36 uur.
  • Een Individueel Keuze Budget van 17,05%. 
  • Alle ruimte voor een goede balans tussen werk en privé. 
  • Veel aandacht en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. 


Wat kun je nu al doen?

Ben je direct enthousiast en wil je reageren? Dit kan tot 18-11-2020 door jouw cv met motivatie te sturen naar Nanda Goejer (recruiter) goejer.n@woerden.nl.  De gesprekken vinden plaats op 25-11-2020  


 


 


 


 


 

 

Meer informatie over deze vacature?
Neem contact op met Nanda Goejer van Woerden ( 14 0348)
Over de organisatie

Je hebt te maken met twee besturen: het gemeentebestuur van Oudewater en het gemeentebestuur van Woerden. We werken samen voor ruim 60.000 inwoners. We maken interactief beleid: met onze inwoners én ondernemers zorgen we voor co-creatie! Wil jij hier een actieve bijdrage aan leveren? Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart. Een korte lijn naar je werkplek en dat geldt ook voor de werkvloer. De gemeente Woerden kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

meer over Gemeente Woerden >
Adres
Blekerijlaan 14
3447 GR Woerden

Gerelateerde vacatures